Ինչ իմանալ
- Մուտքագրեք տվյալները բջիջներում սյունակներում և տողերում՝ հիմնական տվյալների բազա ստեղծելու համար:
- Եթե օգտագործում եք վերնագրեր, մուտքագրեք դրանք յուրաքանչյուր սյունակի առաջին բջիջում:
- Տվյալների բազայում ոչ մի տող դատարկ մի թողեք:
Այս հոդվածը բացատրում է, թե ինչպես ստեղծել տվյալների բազա Excel-ում Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel Mac-ի համար, Excel Android-ի համար և Excel Online-ի համար:
Մուտքագրեք տվյալները
Excel-ի տվյալների բազայում տվյալների պահպանման հիմնական ձևաչափը աղյուսակն է: Երբ աղյուսակը ստեղծվի, օգտագործեք Excel-ի տվյալների գործիքները՝ տվյալների բազայում գրառումները որոնելու, տեսակավորելու և զտելու համար՝ կոնկրետ տեղեկատվություն գտնելու համար:
Այս ձեռնարկին հետևելու համար մուտքագրեք տվյալները, ինչպես ցույց է տրված վերևի նկարում:
Մուտքագրեք ուսանողական ID-ները արագ
- Մուտքագրեք առաջին երկու ID-ները՝ ST348-245 և ST348-246, A5 բջիջներումև A6, համապատասխանաբար:
- Նշեք երկու ID-ները՝ դրանք ընտրելու համար:
- Քաշեք լրացման բռնակը A13 բջիջ:
Մնացած ուսանողական ID-ները ճիշտ են մուտքագրվում A6-ից A13 բջիջներում:
Մուտքագրեք տվյալները ճիշտ
Տվյալները մուտքագրելիս կարևոր է ապահովել, որ դրանք ճիշտ են մուտքագրվել: Բացի 2-րդ տողից, աղյուսակի վերնագրի և սյունակների վերնագրերի միջև, ձեր տվյալները մուտքագրելիս որևէ այլ դատարկ տող մի թողեք: Նաև համոզվեք, որ դատարկ բջիջներ չեք թողնում:
Տվյալների սխալ մուտքագրման հետևանքով առաջացած տվյալների սխալները տվյալների կառավարման հետ կապված բազմաթիվ խնդիրների աղբյուրն են: Եթե ի սկզբանե տվյալները ճիշտ են մուտքագրվել, ապա ավելի հավանական է, որ ծրագիրը ձեզ կվերադարձնի ձեր ուզած արդյունքները:
Տողերը գրառումներ են
Տվյալների յուրաքանչյուր տող տվյալների բազայում հայտնի է որպես գրառում: Գրառումներ մուտքագրելիս նկատի ունեցեք այս ուղեցույցները՝
- Աղյուսակում ոչ մի դատարկ տող մի թողեք: Սա ներառում է սյունակների վերնագրերի և տվյալների առաջին տողի միջև դատարկ տող չթողնելը:
- Գրառումը պետք է պարունակի տվյալներ միայն մեկ կոնկրետ տարրի մասին:
- Գրառումը պետք է պարունակի նաև տվյալների բազայի բոլոր տվյալները այդ տարրի վերաբերյալ: Մեկից ավելի տողերում որևէ տարրի մասին տեղեկություն չի կարող լինել:
Սյունակները դաշտեր են
Մինչ Excel-ի տվյալների բազայում տողերը կոչվում են գրառումներ, սյունակները հայտնի են որպես դաշտեր: Յուրաքանչյուր սյունակ ունի վերնագիր՝ իր պարունակած տվյալները նույնականացնելու համար: Այս վերնագրերը կոչվում են դաշտերի անուններ։
- Դաշտերի անուններն օգտագործվում են ապահովելու համար, որ յուրաքանչյուր գրառման տվյալները մուտքագրվեն նույն հաջորդականությամբ:
- Սյունակի տվյալները պետք է մուտքագրվեն նույն ձևաչափով: Եթե սկսում եք թվեր մուտքագրել որպես թվանշաններ (օրինակ՝ 10 կամ 20), շարունակեք այդպես: Մի փոխեք կիսով չափ և սկսեք մուտքագրել թվերը որպես բառեր (օրինակ՝ տասը կամ քսան): Եղեք հետևողական։
- Աղյուսակը չպետք է պարունակի որևէ դատարկ սյունակ:
Ստեղծեք աղյուսակը
Տվյալները մուտքագրելուց հետո դրանք կարող են վերածվել աղյուսակի: Տվյալները աղյուսակի վերածելու համար՝
- Աշխատաթերթում ընդգծեք A3-ից մինչև E13 բջիջները:
- Ընտրեք Տուն ներդիրը:
- Ընտրեք Ձևաչափել որպես աղյուսակ բացվող ընտրացանկը բացելու համար:
- Ընտրեք կապույտ Սեղանի ոճ միջին 9 տարբերակը՝ ձևաչափը որպես աղյուսակ երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Մինչ երկխոսության տուփը բաց է, աշխատաթերթի A3-ից մինչև E13 բջիջները շրջապատված են կետագծով:
- Եթե կետագիծը շրջապատում է բջիջների ճիշտ տիրույթը, ընտրեք OK «Ձևաչափը որպես աղյուսակ» երկխոսության վանդակում:
- Եթե կետագիծը չի շրջապատում բջիջների ճիշտ տիրույթը, ընդգծեք ճիշտ տիրույթը աշխատաթերթում և այնուհետև ընտրեք OK ձևաչափը որպես աղյուսակ երկխոսության վանդակում:
Բացվող սլաքներ ավելացվում են յուրաքանչյուր դաշտի անվան կողքին, և աղյուսակի տողերը ձևաչափվում են փոփոխական բաց և մուգ կապույտ գույներով:
Օգտագործեք տվյալների բազայի գործիքները
Տվյալների բազան ստեղծելուց հետո օգտագործեք յուրաքանչյուր դաշտի անվան կողքին գտնվող բացվող սլաքների տակ գտնվող գործիքները՝ ձեր տվյալները տեսակավորելու կամ զտելու համար:
Տվյալների տեսակավորում
- Ընտրեք Ազգանուն դաշտի կողքի բացվող սլաքը:
- Ընտրեք Տեսակավորել A-ից Z տվյալների բազան այբբենական կարգով տեսակավորելու համար:
- Տեսակավորվելուց հետո Graham J.-ն աղյուսակի առաջին ռեկորդն է, իսկ Wilson R-ը վերջինն է:
Զտիչ տվյալները
- Ընտրեք Ծրագիր դաշտի կողքին բացվող սլաքը:
- Ընտրեք վանդակը Ընտրեք բոլորը՝ բոլոր վանդակները ջնջելու համար:
- Ընտրեք վանդակը Բիզնես վանդակում նշագիր ավելացնելու համար:
- Ընտրեք OK.
- Միայն երկու ուսանողներ՝ Գ. Թոմփսոնը և Ֆ. Սմիթը տեսանելի են, քանի որ նրանք բիզնես ծրագրին ընդգրկված միակ երկու ուսանողներն են:
- Բոլոր գրառումները ցուցադրելու համար ընտրեք «Ծրագիր» դաշտի կողքին գտնվող բացվող սլաքը և ընտրեք Clear Filter from « Ծրագիր»-ից:
Ընդարձակել տվյալների բազան
Ձեր տվյալների բազայում լրացուցիչ գրառումներ ավելացնելու համար՝
- Տեղադրեք ձեր մկնիկի ցուցիչը սեղանի ներքևի աջ անկյունում գտնվող փոքրիկ կետի վրա:
- Մկնիկի ցուցիչը փոխվում է երկգլխանի սլաքի:
- Սեղմեք և պահեք մկնիկի աջ կոճակը և ցուցիչը քաշեք ներքև՝ տվյալների բազայի ներքևում դատարկ տող ավելացնելու համար:
-
Ավելացրե՛ք հետևյալ տվյալները այս նոր տողում՝
Cell A14. ST348-255
Cell B14. Christopher
Բջջ C14. A.
Բջջ D14: 22
Բջջ E14 Գիտություն
Լրացրեք տվյալների բազայի ձևաչափումը
- Աշխատաթերթում ընդգծեք A1-ից մինչև E1 բջիջները:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Merge and Center վերնագիրը կենտրոնացնելու համար:
- Ընտրեք Լրացնել գույն՝ լրացման գույնի բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Կապույտ, ակցենտ 1 ցանկից A1 բջիջների ֆոնի գույնը փոխելու համար E1 մուգ կապույտ:
- Ընտրեք Տառատեսակի գույնը՝ տառատեսակի գույնի բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Սպիտակ ցուցակից՝ A1-ից E1 բջիջներում տեքստի գույնը սպիտակ փոխելու համար:
- Աշխատաթերթում ընդգծեք A2-ից մինչև E2 բջիջները:
- Ընտրեք Լրացնել գույն՝ լրացման գույնի բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Կապույտ, շեշտ 1, վառիչ 80՝ A2 բջիջների ֆոնի գույնը փոխելու համար E2 բաց կապույտ:
- Աշխատաթերթում ընդգծեք A4-ից մինչև E14 բջիջները:
- Ընտրեք Center՝ տեքստը A14-ից E14 բջիջներում կենտրոնացնելու համար:
Տվյալների բազայի գործառույթներ
Սինտաքս՝ Dfunction(Տվյալների բազա_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Որտեղ D ֆունկցիան հետևյալներից մեկն է.
- ՎՆԱՍԱՐԺ
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Տեսակ. Տվյալների բազա
Տվյալների բազայի գործառույթները հարմար են, երբ Google Sheets-ն օգտագործվում է կառուցվածքային տվյալներ պահպանելու համար, ինչպես տվյալների բազան: Տվյալների բազայի յուրաքանչյուր ֆունկցիա՝ Dfunction, հաշվարկում է համապատասխան ֆունկցիան բջիջների տիրույթի ենթաբազմության վրա, որը համարվում է տվյալների բազայի աղյուսակ: Տվյալների բազայի գործառույթները վերցնում են երեք արգումենտ.
- Տվյալների բազա_arr տիրույթ է, ներկառուցված զանգված կամ զանգված, որը ստեղծվում է զանգվածի արտահայտությամբ: Այն կառուցված է այնպես, որ 1-ին տողից հետո յուրաքանչյուր տող լինի տվյալների բազայի գրառում, և յուրաքանչյուր սյունակ՝ տվյալների բազայի դաշտ: 1-ին տողը պարունակում է պիտակներ յուրաքանչյուր դաշտի համար։
- Field_str|num ցույց է տալիս, թե որ սյունակը (դաշտը) պարունակում է միջինացված արժեքները: Սա կարող է արտահայտվել որպես դաշտի անվանում (տեքստային տող) կամ սյունակի համար, որտեղ ամենաձախ սյունակը կներկայացվի որպես 1:
- Criteria_arr-ը տիրույթ է, ներկառուցված զանգված կամ զանգված, որը ստեղծվում է զանգվածի արտահայտությամբ: Այն կառուցված է այնպես, որ առաջին տողը պարունակում է դաշտի անվանում(ներ), որոնց նկատմամբ կկիրառվի չափանիշը (չափանիշները), իսկ հաջորդ տողերը պարունակում են պայմանական թեստ(ներ)::
Չափանիշների առաջին տողը նշում է դաշտերի անունները: Criteria-ի յուրաքանչյուր մյուս տողը ներկայացնում է զտիչ, համապատասխան դաշտերի սահմանափակումների մի շարք: Սահմանափակումները նկարագրվում են Query-by-Example նշումով և ներառում են համապատասխան արժեք կամ համեմատական օպերատոր, որին հաջորդում է համեմատական արժեք: Սահմանափակումների օրինակներ են՝ «Շոկոլադ», «42», «>=42» և «42»։ Դատարկ բջիջը նշանակում է համապատասխան դաշտի սահմանափակում չկա:
Զտիչը համապատասխանում է տվյալների շտեմարանի տողին, եթե ֆիլտրի բոլոր սահմանափակումները (ֆիլտրի շարքի սահմանափակումները) պահպանված են: Տվյալների բազայի տողը (գրառումը) բավարարում է չափանիշներին, եթե առնվազն մեկ զտիչ համապատասխանում է դրան: Դաշտի անունը կարող է հայտնվել մեկից ավելի անգամ Չափանիշների տիրույթում, որպեսզի թույլ տա միաժամանակ կիրառվող բազմաթիվ սահմանափակումներ (օրինակ՝ ջերմաստիճան >=65 և ջերմաստիճան <=82):
DGET-ը տվյալների բազայի միակ գործառույթն է, որը չի միավորում արժեքները: DGET-ը վերադարձնում է երկրորդ արգումենտում նշված դաշտի արժեքը (նմանապես VLOOKUP-ի) միայն այն դեպքում, երբ ճշգրիտ մեկ գրառումը համապատասխանում է չափանիշներին. հակառակ դեպքում, այն վերադարձնում է սխալ, որը ցույց է տալիս ոչ համընկնումներ կամ մի քանի համընկնումներ:
