Excel-ը չունի տվյալների կառավարման հնարավորություններ հարաբերական տվյալների բազայի ծրագրերի, ինչպիսիք են SQL Server-ը և Microsoft Access-ը: Այն, ինչ այն կարող է անել, այնուհանդերձ, ծառայել է որպես տվյալների կառավարման պարզ շտեմարան, որը լրացնում է տվյալների կառավարման պահանջները:
Excel-ում տվյալները կազմակերպվում են՝ օգտագործելով աշխատաթերթի տողերն ու սյունակները: Աղյուսակի առանձնահատկությունը հեշտացնում է տվյալների մուտքագրումը, խմբագրումը և շահարկումը:
Այս հրահանգները վերաբերում են Excel 2019, 2016, 2013, 2010 և Excel տարբերակներին Microsoft 365-ի համար:
Տվյալների բազայի պայմաններ՝ գրառումներ և դաշտեր
Տվյալների բազան հարակից տեղեկատվության հավաքածու է, որը պահվում է մեկ կամ մի քանի համակարգչային ֆայլերում: Հաճախ տվյալները կազմակերպվում են աղյուսակների մեջ այնպես, որ դրանք հեշտությամբ կարելի է թարմացնել, տեսակավորել, ուղղել և զտել:
Պարզ տվյալների բազան, ինչպիսին է Excel-ը, պահում է մեկ առարկայի մասին բոլոր տեղեկությունները մեկ աղյուսակում: Հարաբերական տվյալների բազաները, մյուս կողմից, բաղկացած են բազմաթիվ աղյուսակներից, որոնցից յուրաքանչյուրը պարունակում է տեղեկատվություն տարբեր, բայց հարակից թեմաների մասին:
Ռեկորդներ
Տվյալների բազայի տերմինաբանության մեջ գրառումը-ը պահում է տվյալների բազայում մեկ կոնկրետ օբյեկտի մասին բոլոր տեղեկությունները կամ տվյալները: Excel-ում աշխատաթերթի յուրաքանչյուր բջիջ պարունակում է տեղեկատվության կամ արժեքի մեկ տարր:
դաշտեր
Տվյալների բազայի գրառումներում տեղեկատվության յուրաքանչյուր տարր, ինչպիսին է հեռախոսահամարը կամ փողոցի համարը, կոչվում է դաշտ: Excel-ում աշխատաթերթի առանձին բջիջները ծառայում են որպես դաշտեր, քանի որ յուրաքանչյուր բջիջ կարող է պարունակել մեկ օբյեկտի մասին տեղեկատվություն:
Դաշտի անուններ
Կենսական նշանակություն ունի տվյալների բազա կազմակերպելը, որպեսզի կարողանաք տեսակավորել կամ զտել տվյալները՝ կոնկրետ տեղեկատվություն գտնելու համար: Սյունակների վերնագրերի ավելացումը, որը հայտնի է որպես դաշտերի անուններ, հեշտացնում է տվյալների մուտքագրումը նույն հերթականությամբ յուրաքանչյուր գրառման համար:
Նմուշի տվյալների բազա
Վերևի նկարում յուրաքանչյուր ուսանող ունի աղյուսակի առանձին տող, որը պարունակում է բոլոր հասանելի տեղեկությունները իրենց մասին:
Յուրաքանչյուր բջիջ անընդմեջ դաշտ է, որը պարունակում է մեկ տեղեկատվություն: Վերնագրի տողում գտնվող դաշտերի անուններն օգնում են ապահովել, որ տվյալները մնան կազմակերպված՝ պահելով բոլոր տվյալները կոնկրետ թեմայի վերաբերյալ, օրինակ՝ անունը կամ տարիքը, բոլոր ուսանողների համար նույն սյունակում:
Excel-ի տվյալների կառավարման գործիքներ
Բացի այդ, Microsoft-ն ունի տվյալների մի քանի գործիքներ, որոնք հեշտացնում են աշխատել Excel-ի աղյուսակներում պահվող հսկայական քանակությամբ տվյալների հետ և օգնում են դրանք լավ վիճակում պահել:
Գրառումների ձևի օգտագործում
Այդ գործիքներից մեկը տվյալների ձևն է: Դուք կարող եք օգտագործել այն՝ մինչև 32 դաշտեր կամ սյունակներ պարունակող աղյուսակներում գրառումներ գտնելու, խմբագրելու, մուտքագրելու կամ ջնջելու համար:
Լռելյայն ձևը ներառում է դաշտերի անունների ցանկը՝ ըստ աղյուսակում դասավորվածության, որպեսզի ապահովվի, որ օգտվողները ճիշտ մուտքագրեն գրառումները: Յուրաքանչյուր դաշտի անվան կողքին կա տեքստային տուփ՝ տվյալների առանձին դաշտերը մուտքագրելու կամ խմբագրելու համար:
Չնայած հնարավոր է ստեղծել հատուկ ձևեր, լռելյայն ձևի ստեղծումն ու օգտագործումը հաճախ այն ամենն է, ինչ անհրաժեշտ է:
Հեռացնել կրկնօրինակ տվյալների գրառումները
Բոլոր տվյալների բազաների հետ կապված ընդհանուր խնդիրը տվյալների սխալներն են: Բացի ուղղագրական պարզ սխալներից կամ տվյալների բացակայող դաշտերից, տվյալների կրկնօրինակ գրառումները կարող են մտահոգիչ լինել, քանի որ տվյալների աղյուսակը մեծանում է:
Excel-ի տվյալների մեկ այլ գործիքներ կարող են օգտագործվել այս կրկնօրինակ գրառումները հեռացնելու համար՝ ճշգրիտ կամ մասնակի կրկնօրինակները:
Տվյալների տեսակավորում Excel-ում
Տեսակավորում նշանակում է տվյալների վերակազմակերպում ըստ որոշակի հատկության, օրինակ՝ աղյուսակը այբբենական կարգով դասավորել ազգանուններով կամ ժամանակագրական կարգով՝ ամենահինից մինչև ամենաերիտասարդը:
Excel-ի տեսակավորման տարբերակները ներառում են տեսակավորում ըստ մեկ կամ մի քանի դաշտերի, հատուկ տեսակավորում, օրինակ՝ ըստ ամսաթվի կամ ժամի, և ըստ տողերի տեսակավորումը, ինչը հնարավորություն է տալիս վերադասավորել դաշտերը աղյուսակում:
