Երբ դուք ունեք մեծ քանակությամբ տվյալներ, դա կարող է ճնշող լինել, եթե դրանք ճիշտ դասավորված չեն ձեր աշխատանքային գրքում: Սովորեք Excel-ում տվյալների տեսակավորման տարբեր մեթոդներ՝ ավելի արդյունավետ դառնալու և ձեր աղյուսակների կառավարումը հեշտացնելու համար:
Այս հոդվածի հրահանգները վերաբերում են Excel 2019, 2016, 2013, 2010 թթ. Excel Microsoft 365-ի համար, Excel Online և Excel Mac-ի համար:
Ընտրեք տեսակավորվող տվյալները
Նախքան տվյալների տեսակավորումը, Excel-ը պետք է իմանա ճշգրիտ տիրույթը, որը պետք է տեսակավորվի: Excel-ը կընտրի հարակից տվյալների տարածքները, քանի դեռ տվյալները համապատասխանում են այս պայմաններին.
- Կապված տվյալների տարածքում դատարկ տողեր կամ սյունակներ չկան:
- Դատարկ տողերն ու սյունակները գտնվում են հարակից տվյալների տարածքների միջև:
Excel-ը որոշում է, թե արդյոք տվյալների տարածքն ունի դաշտերի անուններ և բացառում է տողը տեսակավորվող գրառումներից: Excel-ին թույլ տալ ընտրել տեսակավորվող միջակայքը, կարող է ռիսկային լինել, հատկապես մեծ քանակությամբ տվյալների դեպքում, որոնք դժվար է ստուգել:
Որպեսզի համոզվեք, որ ճիշտ տվյալները ընտրված են, նախքան տեսակավորումը սկսելը ընդգծեք միջակայքը: Եթե նույն տիրույթը բազմիցս տեսակավորվի, լավագույն մոտեցումը դրան անուն տալն է:
Տեսակավորել բանալին և տեսակավորել կարգը Excel-ում
Տեսակավորումը պահանջում է տեսակավորման բանալի և տեսակավորման կարգի օգտագործում: Տեսակավորման ստեղնը սյունակի կամ սյունակների տվյալներն են, որոնք ցանկանում եք տեսակավորել և նույնականացվում են սյունակի վերնագրով կամ դաշտի անունով: Ստորև նկարում հնարավոր տեսակավորման ստեղներն են՝ Ուսանողի ID, Անուն, Տարիքը, Ծրագիրը և Սկսված ամիսը:
Տվյալների արագ տեսակավորում
Արագ տեսակավորում անելու համար ընտրեք մեկ բջիջ տեսակավորման ստեղն պարունակող սյունակում: Այնուհետև ընտրեք, թե ինչպես եք ցանկանում տեսակավորել տվյալները: Ահա թե ինչպես՝
- Ընտրեք մի բջիջ սյունակում, որը պարունակում է տեսակավորման բանալի:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Տեսակավորել և զտել՝ տեսակավորման ընտրանքների բացվող ընտրացանկը բացելու համար:
- Ընտրեք, թե ինչպես եք ցանկանում տեսակավորել տվյալները: Ընտրեք աճման կամ նվազման կարգը:
Տեսակավորել և զտել օգտագործելիս, բացվող ցանկում տեսակավորման կարգի ընտրանքները փոխվում են՝ կախված ընտրված տիրույթի տվյալների տեսակից: Տեքստային տվյալների համար ընտրանքներն են Տեսակավորել A-ից Z-ը և Տեսակավորել Z-ից A-ն: Թվային տվյալների համար ընտրանքներն են:
Տվյալների բազմաթիվ սյունակներ տեսակավորել Excel-ում
Տվյալների մեկ սյունակի վրա հիմնված արագ տեսակավորում կատարելուց բացի, Excel-ի հատուկ տեսակավորման հնարավորությունը թույլ է տալիս տեսակավորել բազմաթիվ սյունակներում՝ սահմանելով մի քանի տեսակավորման ստեղներ:Բազմասյունակ տեսակավորման դեպքում տեսակավորման ստեղները նույնացվում են՝ ընտրելով սյունակների վերնագրերը Տեսակավորել երկխոսության վանդակում:
Ինչպես արագ տեսակավորման դեպքում, տեսակավորման ստեղները սահմանվում են՝ նույնացնելով սյունակների վերնագրերը կամ դաշտերի անվանումները՝ տեսակավորման բանալին պարունակող աղյուսակում:
Տեսակավորել բազմաթիվ սյունակների վրա Օրինակ
Ստորև բերված օրինակում A2-ից մինչև E12 միջակայքի տվյալները դասավորված են տվյալների երկու սյունակների վրա: Տվյալները սկզբում տեսակավորվում են ըստ անվանման, ապա ըստ տարիքի։
Տվյալների բազմաթիվ սյունակներ տեսակավորելու համար՝
- Նշեք տեսակավորվող բջիջների շրջանակը: Այս օրինակում ընտրված են A2-ից մինչև E12 բջիջները:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Տեսակավորել և զտել բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Պատվիրված տեսակավորում՝ Տեսակավորելու երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Տեղադրեք ստուգում Իմ տվյալները վերնագրեր ունեն.
- Սյունակի վերնագրի տակ ընտրեք Տեսակավորել ըստ ներքև սլաքը և բացվող ցանկից ընտրեք Անուն՝ տվյալները նախ տեսակավորելու համար: ըստ Անուն սյունակի։
- Տեսակավորել վերնագրի ներքո թողեք կարգավորումը որպես Cell Values: Տեսակավորումը հիմնված է աղյուսակի փաստացի տվյալների վրա։
- Պատվեր վերնագրի ներքո ընտրեք ներքև սլաքը և ընտրեք Z-ից մինչև A՝ Անվան տվյալները նվազման կարգով տեսակավորելու համար:
- Ընտրեք Ավելացնել մակարդակ՝ երկրորդ տեսակավորման տարբերակ ավելացնելու համար:
- Սյունակ վերնագրի տակ ընտրեք Հետո ներքև սլաքը և ընտրեք Տարիքը՝ կրկնօրինակ անուններով գրառումները ըստ Տարիքի սյունակի տեսակավորելու համար:
- Պատվեր վերնագրի ներքո բացվող ցանկից ընտրեք Մեծից ամենափոքր՝ Տարիքային տվյալները նվազման կարգով տեսակավորելու համար:
- Ընտրեք OK երկխոսության տուփը փակելու և տվյալները տեսակավորելու համար:
Ստորև բերված օրինակում ցուցադրված երկրորդ տեսակավորման բանալի սահմանման արդյունքում Անուն դաշտի համար նույնական արժեքներով երկու գրառումները դասավորված են նվազման կարգով՝ օգտագործելով Տարիքը: Սա ռեկորդ է գրանցում ուսանող Ուիլսոն Ջ., 21 տարեկան, Ուիլսոն Պ.-ի ռեկորդից առաջ, 19 տարեկան։
Առաջին տող. սյունակների վերնագրեր կամ տվյալներ
Վերոհիշյալ օրինակում տեսակավորման համար ընտրված տվյալների տիրույթը ներառում էր տվյալների առաջին շարքի վերնագրերը վերնագրերը: Այս տողը պարունակում է տվյալներ, որոնք տարբերվում են հաջորդ տողերի տվյալներից: Excel-ը որոշեց, որ առաջին տողը պարունակում է սյունակների վերնագրերը և հարմարեցրեց առկա ընտրանքները Տեսակավորել երկխոսության վանդակում՝ դրանք ներառելու համար:
Excel-ն օգտագործում է ֆորմատավորում՝ որոշելու համար, թե արդյոք տողը պարունակում է սյունակների վերնագրեր: Վերևի օրինակում սյունակների վերնագրերը տարբեր տառատեսակներ են մնացած տողերի տվյալներից:
Եթե առաջին տողը վերնագրեր չի պարունակում, Excel-ն օգտագործում է սյունակային տառը (օրինակ՝ սյունակ D կամ սյունակ E) որպես ընտրանքներ Տեսակավորել երկխոսության տուփի Սյունակ տարբերակում:
Excel-ն օգտագործում է այս տարբերությունը՝ որոշելու, թե արդյոք առաջին տողը վերնագրի տող է: Եթե Excel-ը սխալ է թույլ տալիս, Տեսակավորել երկխոսության տուփը պարունակում է «Իմ տվյալները ունեն վերնագրեր» վանդակը, որը անտեսում է այս ավտոմատ ընտրությունը:
Տվյալները դասակարգել ըստ ամսաթվի կամ ժամի Excel-ում
Տեքստային տվյալները այբբենական կարգով կամ թվերը մեծից փոքրին դասավորելուց բացի, Excel-ի տեսակավորման ընտրանքները ներառում են ամսաթվի արժեքների տեսակավորում: Ամսաթվերի համար մատչելի տեսակավորման պատվերները ներառում են՝
- Աճման կարգ՝ ամենահինից նորագույնը:
- Նվազման կարգ՝ ամենանորից ամենահին:
Արագ տեսակավորում ընդդեմ տեսակավորման երկխոսության տուփ
Ամսաթվերը և ժամերը, որոնք ձևաչափված են որպես թվային տվյալներ, օրինակ՝ Վերոհիշյալ օրինակում փոխառության ամսաթիվը, մեկ սյունակի վրա տեսակավորելու համար օգտագործեք արագ տեսակավորման մեթոդը: Ամսաթվերի կամ ժամերի մի քանի սյունակներ պարունակող տեսակների համար օգտագործեք Տեսակավորել երկխոսության տուփը այնպես, ինչպես թվերի կամ տեքստային տվյալների բազմաթիվ սյունակներ տեսակավորելը:
Տեսակավորել ըստ ամսաթվի Օրինակ
Աճման կարգով ըստ ամսաթվի արագ տեսակավորում կատարելու համար՝ ամենահինից մինչև նորագույնը՝
- Նշեք տեսակավորվող բջիջների շրջանակը: Վերևի օրինակին հետևելու համար ընդգծեք G2-ից մինչև K7 բջիջները:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Տեսակավորել և զտել բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Պատվիրված տեսակավորում՝ Տեսակավորելու երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Սյունակի վերնագրի տակ ընտրեք Տեսակավորել ըստ ներքև սլաքը և ընտրեք Վարկված՝ սկզբում տվյալները տեսակավորելու ըստ փոխառության ամսաթվի:
- Տեսակավորում ըստ վերնագրի ներքո ընտրեք Բջջի արժեքներ: Տեսակավորումը հիմնված է աղյուսակի փաստացի տվյալների վրա։
- Տեսակավորման հերթականության վերնագրի ներքո բացվող ցանկից ընտրեք Ամենահինից մինչև Նորագույն:
- Երկխոսության վանդակում ընտրեք OK՝ երկխոսության տուփը փակելու և տվյալները տեսակավորելու համար:
Եթե ըստ ամսաթվի տեսակավորման արդյունքները չեն ստացվում այնպես, ինչպես սպասվում էր, ապա տեսակավորման ստեղն պարունակող սյունակի տվյալները կարող են պարունակել ոչ թե որպես թվեր, այլ որպես տեքստային տվյալներ պահված ամսաթվերը կամ ժամերը (ամսաթվերը և ժամերը պարզապես ձևաչափված թվային տվյալներ են:).
Խառը տվյալներ և արագ տեսակավորում
Արագ տեսակավորման մեթոդի կիրառման դեպքում, եթե տեքստային և թվային տվյալներ պարունակող գրառումները խառնվում են իրար, Excel-ը դասավորում է թվերն ու տեքստային տվյալները՝ դասավորված ցուցակի ներքևում տեղադրելով տեքստային տվյալների հետ գրառումները:
Excel-ը կարող է նաև ներառել սյունակների վերնագրերը տեսակավորման արդյունքներում՝ մեկնաբանելով դրանք որպես տեքստային տվյալների հերթական տող, այլ ոչ թե որպես տվյալների աղյուսակի դաշտերի անուններ:
Հնարավոր տեսակավորման զգուշացում
Եթե օգտագործվում է Տեսակավորել երկխոսության տուփը, նույնիսկ մեկ սյունակում տեսակավորման համար, Excel-ը կարող է ցուցադրել հաղորդագրություն, որը նախազգուշացնում է ձեզ, որ հանդիպել է որպես տեքստ պահված տվյալների և ձեզ հնարավորություն է տալիս ընտրել՝
- Տեսակավորել այն ամենը, ինչ թվին նման է որպես թիվ:
- Տեսակավորել թվերն ու թվերը, որոնք պահվում են որպես տեքստ առանձին:
Եթե ընտրեք առաջին տարբերակը, Excel-ը փորձում է տեքստային տվյալները տեղադրել դասակարգման արդյունքների ճիշտ տեղում: Ընտրեք երկրորդ տարբերակը և Excel-ը տեղադրում է տեքստային տվյալներ պարունակող գրառումները տեսակավորման արդյունքների ներքևում, ինչպես դա անում է արագ տեսակավորման դեպքում:
Տվյալները դասակարգել ըստ շաբաթվա օրերի կամ ամիսների Excel-ում
Դուք կարող եք նաև տեսակավորել տվյալները ըստ շաբաթվա օրերի կամ ըստ տարվա ամիսների՝ օգտագործելով նույն ներկառուցված մաքսային ցուցակը, որն օգտագործում է Excel-ը՝ լրացման բռնակի միջոցով աշխատանքային թերթում օրեր կամ ամիսներ ավելացնելու համար: Այս ցուցակները թույլ են տալիս դասավորել ըստ օրերի կամ ամիսների ժամանակագրական, այլ ոչ թե այբբենական կարգով:
Ինչպես դասակարգման այլ տարբերակների դեպքում, ըստ հատուկ ցանկի դասակարգման արժեքները կարող են ցուցադրվել աճման (կիրակի-շաբաթ կամ հունվար-դեկտեմբեր) կամ նվազման կարգով (շաբաթից կիրակի կամ դեկտեմբեր-հունվար):
Վերևի նկարում հետևված են հետևյալ քայլերը՝ A2-ից մինչև E12 միջակայքում տվյալների նմուշը ըստ տարվա ամիսների տեսակավորելու համար.
- Նշեք տեսակավորվող բջիջների շրջանակը:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Տեսակավորել և զտել բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Պատվիրված տեսակավորում՝ Տեսակավորելու երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Սյունակի վերնագրի ներքո բացվող ցանկից ընտրեք Ամսվա սկիզբ՝ տվյալները տեսակավորելու ըստ տարվա ամիսների:
- Տեսակավորում ըստ վերնագրի ներքո ընտրեք Բջջի արժեքներ: Տեսակավորումը հիմնված է աղյուսակի փաստացի տվյալների վրա։
- Պատվեր վերնագրի ներքո ընտրեք ներքև սլաքը կանխադրված A-ից Z ընտրանքի կողքին՝ բացվող ընտրացանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Custom List՝ Պատվերով ցուցակներ երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Երկխոսության տուփի ձախակողմյան պատուհանում ընտրեք հունվար, փետրվար, մարտ, ապրիլ:
- Ընտրեք OK ընտրությունը հաստատելու և վերադառնալու Տեսակավորել երկխոսության վանդակը:
- Ընտրված ցանկը (հունվար, փետրվար, մարտ, ապրիլ) ցուցադրվում է Պատվերի վերնագրի տակ:
- Ընտրեք OK երկխոսության տուփը փակելու և տվյալները ըստ տարվա ամիսների տեսակավորելու համար:
Լռելյայն, հատուկ ցուցակները ցուցադրվում են միայն աճման կարգով Պատվերով ցուցակների երկխոսության վանդակում: Տվյալները նվազման կարգով տեսակավորելու համար՝ օգտագործելով հատուկ ցանկը, ցանկալի ցուցակն ընտրելուց հետո, որպեսզի այն ցուցադրվի Տեսակավորել երկխոսության վանդակում «Պատվեր» վերնագրի տակ՝
- Ընտրեք ներքև սլաքը ցուցադրվող ցանկի կողքին, օրինակ՝ հունվար, փետրվար, մարտ, ապրիլ բացվող ընտրացանկը բացելու համար:
- Մենյուում ընտրեք հատուկ ցանկի տարբերակը, որը ցուցադրվում է նվազման կարգով, օրինակ՝ դեկտեմբեր, նոյեմբեր, հոկտեմբեր, սեպտեմբեր:
- Սեղմեք OK՝ տվյալները նվազման կարգով տեսակավորելու համար՝ օգտագործելով հատուկ ցանկը:
Տեսակավորել ըստ տողերի՝ Excel-ում սյունակները վերադասավորելու համար
Ինչպես ցույց է տրված նախորդ տեսակավորման ընտրանքների դեպքում, տվյալները սովորաբար դասավորված են՝ օգտագործելով սյունակների վերնագրերը կամ դաշտերի անունները: Արդյունքը ամբողջ տողերի կամ տվյալների գրառումների վերադասավորումն է: Excel-ում ավելի քիչ հայտնի և, հետևաբար, ավելի քիչ օգտագործվող տեսակավորման տարբերակն ըստ տողերի տեսակավորումն է, որն ունի աշխատաթերթում ձախից աջ սյունակների հերթականությունը վերադասավորելու ազդեցություն:
Ըստ տողերի տեսակավորման պատճառներից մեկն է սյունակների հերթականությունը տվյալների տարբեր աղյուսակների միջև համապատասխանեցնելը: Նույն ձախից աջ հերթականությամբ սյունակներում ավելի հեշտ է համեմատել գրառումները կամ պատճենել և տեղափոխել տվյալները աղյուսակների միջև:
Անհատականացնել սյունակների կարգը
Շատ հազվադեպ, սակայն, սյունակները ճիշտ հերթականությամբ դառնում են պարզ առաջադրանք՝ արժեքների աճող և նվազող տեսակավորման տարբերակների սահմանափակումների պատճառով: Սովորաբար անհրաժեշտ է օգտագործել հատուկ տեսակավորման կարգ, և Excel-ը ներառում է բջիջների կամ տառատեսակի գույնի կամ պայմանական ձևաչափման պատկերակների տեսակավորման տարբերակներ:
Excel-ին սյունակների հերթականությունը որոշելու ամենահեշտ ձևը տվյալների աղյուսակի վերևում կամ ներքևում տող ավելացնելն է, որը պարունակում է թվեր, որոնք ցույց են տալիս սյունակների հերթականությունը ձախից աջ: Այնուհետև ըստ տողերի տեսակավորումը դառնում է պարզ խնդիր՝ ամենափոքրից մեծ սյունակները ըստ թվեր պարունակող տողի տեսակավորման:
Տեսակավորումն ավարտվելուց հետո թվերի ավելացված շարքը հեշտությամբ կարող է ջնջվել:
Տեսակավորել ըստ տողերի Օրինակ
Այս շարքի համար օգտագործված տվյալների նմուշում՝ Excel-ի տեսակավորման ընտրանքների վրա, Ուսանողի ID-ի սյունակը միշտ եղել է առաջինը ձախ կողմում, որին հաջորդում է Անունը, ապա՝ Տարիքը:
Այս դեպքում, ինչպես ցույց է տրված վերևի նկարում, սյունակներում թվեր են ավելացվել, որպեսզի աշխատաթերթը պատրաստվի սյունակները վերադասավորելու համար, որպեսզի Ծրագրի սյունակը լինի առաջինը ձախ կողմում, որին հաջորդում են ամսվա սկիզբը, անունը, տարիքը, և ուսանողական ID.
Ահա, թե ինչպես փոխել սյունակների հերթականությունը.
- Տեղադրեք դաշտերի անունները պարունակող տողի վերևում դատարկ տող:
- Այս նոր տողում մուտքագրեք հետևյալ թվերը ձախից աջ սկսած A սյունակից՝ 5, 3, 4, 1, 2:
- Նշեք տեսակավորվող միջակայքը: Այս օրինակում ընդգծեք A2-ից մինչև E13:
- Ընտրեք Տուն.
- Ընտրեք Տեսակավորել և զտել բացվող ցանկը բացելու համար:
- Ընտրեք Պատվիրված տեսակավորում՝ Տեսակավորելու երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Ընտրեք Ընտրանքներ՝ Տեսակավորման ընտրանքների երկխոսության տուփը բացելու համար:
- Կողմնորոշում բաժնում ընտրեք Տեսակավորել ձախից աջ՝ աշխատաթերթում ձախից աջ սյունակների հերթականությունը տեսակավորելու համար:
- Ընտրեք OK՝ Տեսակավորման ընտրանքների երկխոսության տուփը փակելու համար:
- Կողմնորոշման փոփոխության հետ մեկտեղ Տեսակավորել երկխոսության վանդակում գտնվող սյունակի վերնագիրը փոխվում է տողի:
- Ընտրեք Տեսակավորել ըստ ներքև սլաքի և ընտրեք Տող 2: Սա հատուկ թվեր պարունակող տողն է։
- Տեսակավորում ըստ վերնագրի ներքո ընտրեք Բջջի արժեքներ.
- Պատվեր վերնագրի ներքո բացվող ցանկից ընտրեք Ամենափոքրից մեծ՝ 2-րդ շարքի թվերն աճման կարգով դասավորելու համար:
- Ընտրեք OK երկխոսության տուփը փակելու և ձախից աջ սյունակները տեսակավորելու համար՝ ըստ 2-րդ շարքի թվերի:
- Սյունակների հերթականությունը սկսվում է Ծրագրով, որին հաջորդում է ամսվա սկիզբը, անունը, տարիքը և ուսանողի ID-ն:
Օգտագործեք Excel-ի հատուկ տեսակավորման ընտրանքները՝ սյունակները վերադասավորելու համար
Մինչ սովորական տեսակավորումները հասանելի են Excel-ում Տեսակավորել երկխոսության վանդակում, այս ընտրանքները հեշտ չեն օգտագործել, երբ խոսքը վերաբերում է աշխատաթերթում սյունակների վերադասավորմանը: Տեսակավորել երկխոսության վանդակում առկա հատուկ տեսակավորման կարգ ստեղծելու տարբերակներն են՝ տվյալների տեսակավորումն ըստ բջիջի գույնի, տառատեսակի գույնի և պատկերակի:
Եթե յուրաքանչյուր սյունակում արդեն կիրառվել է եզակի ձևաչափում, օրինակ՝ տարբեր տառատեսակներ կամ բջիջների գույներ, այդ ֆորմատավորումը պետք է ավելացվի նույն շարքի առանձին բջիջներում, որպեսզի յուրաքանչյուր սյունակ վերադասավորվի:
Օրինակ՝ օգտագործել տառատեսակի գույնը սյունակները վերադասավորելու համար.
- Ընտրեք յուրաքանչյուր դաշտի անունը և փոխեք յուրաքանչյուրի տառատեսակի գույնը: Օրինակ՝ ծրագիրը փոխեք կարմիրի, ամսվա սկիզբը՝ կանաչ, անունը՝ կապույտ, տարիքը՝ նարնջագույն և ուսանողական ID՝ մանուշակագույն:
- Տեսակավորել երկխոսության վանդակում ընտրեք Տեսակավորել ըստ և ընտրեք Տող 2:
- Տեսակավորում վերնագրի ներքո ընտրեք Տառատեսակի գույն.
- Պատվեր վերնագրի ներքո ձեռքով սահմանեք դաշտերի անունների գույների հերթականությունը՝ համապատասխանելու սյունակների ցանկալի հերթականությանը:
- Տեսակավորումից հետո վերակայեք յուրաքանչյուր դաշտի անվան տառատեսակի գույնը:
