Ինչ իմանալ
- Նախ, կազմակերպեք տվյալները մեկ Excel թերթիկի մեջ:
- Հաջորդը Word-ում ընտրեք Mailings > Սկսել Փոստի միաձուլումը > ընտրեք տեսակը: Mailings > Ընտրեք ստացողներին > Օգտագործեք գոյություն ունեցող ցուցակ > Բացեք թերթիկը:
- Վերջապես միացրեք դաշտերը Word-ում՝ անցնելով Mailings > Տեղադրեք միաձուլման դաշտ: Ընտրեք դաշտ և սեղմեք Insert.
Այս հոդվածը բացատրում է, թե ինչպես օգտագործել փոստի միաձուլման հնարավորությունը Microsoft Word-ում և Excel-ում՝ Word փաստաթղթից տեքստը միավորելու տվյալների աղբյուրի փաստաթղթի հետ, օրինակ՝ աղյուսակի:Այս հոդվածի հրահանգները վերաբերում են Word-ին Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 և Word 2010 համար:
Պատրաստել տվյալները փոստի միավորման համար
Word mail-ի միաձուլման գործառույթն անխափան աշխատում է Excel-ի տվյալների հետ: Թեև դուք կարող եք ստեղծել տվյալների աղբյուր Word-ում, այս տվյալների օգտագործման տարբերակները սահմանափակ են: Եթե դուք ունեք փոստային ցուցակի տվյալներ աղյուսակում, անհրաժեշտ չէ նորից մուտքագրել տեղեկատվությունը Word-ի տվյալների աղբյուրում:
Դուք կարող եք օգտագործել Excel-ի ցանկացած աշխատաթերթ Word փոստի միաձուլման գործառույթում՝ առանց որևէ հատուկ նախապատրաստման: Այնուամենայնիվ, փոստի միաձուլման գործընթացում սխալներից խուսափելու համար լավ գաղափար է տվյալները կազմակերպել աղյուսակում:
Վստահ եղեք, որ բոլոր փոփոխությունները, որոնք դուք պատրաստվում եք կատարել աղյուսակում, ավարտված են նախքան փոստի միաձուլումը սկսելը: Երբ միաձուլումը սկսվի, ցանկացած փոփոխություն կատարելը կարող է սխալներ առաջացնել փոստի միաձուլման հետ կապված:
Կազմակերպել աղյուսակի տվյալները
Կազմակերպեք ձեր Excel փոստային ցուցակի տվյալները տողերի և սյունակների մեջ: Մտածեք յուրաքանչյուր տողի մասին որպես մեկ գրառում, և յուրաքանչյուր սյունակ որպես դաշտ, որը պատրաստվում եք տեղադրել ձեր փաստաթղթում:
- Դրեք բոլոր տվյալները մեկ թերթիկի վրա. փոստային ցուցակի տվյալները, որոնք դուք մտադիր եք օգտագործել փոստի միաձուլման համար, պետք է լինեն մեկ թերթում: Եթե այն տարածված է մի քանի թերթերի վրա, միացրեք թերթերը կամ կատարեք մի քանի փոստի միաձուլումներ: Նաև համոզվեք, որ թերթերը հստակ անվանված են, քանի որ դուք պետք է ընտրեք այն մեկը, որը մտադիր եք օգտագործել՝ առանց այն դիտելու:
- Ստեղծել վերնագրի տող. Ստեղծեք վերնագրի տող այն թերթի համար, որը մտադիր եք օգտագործել փոստի միաձուլման համար: Վերնագրի տողը մի շարք է, որը պարունակում է պիտակներ, որոնք նույնացնում են դրա տակ գտնվող բջիջների տվյալները: Excel-ի համար տվյալների և պիտակների միջև տարբերակումը հեշտացնելու համար օգտագործեք թավ տեքստ, բջիջների եզրագծեր և բջիջների ստվերում, որոնք եզակի են վերնագրի տողում: Նաև համոզվեք, որ ձեր ընտրած վերնագրերը համընկնում են միաձուլման դաշտերի անունների հետ, ինչը նաև թույլ կտա ավելի քիչ հավանական սխալներ առաջանալ:
- Ճիշտ ձևաչափեք թվային տվյալները. Համոզվեք, որ փողոցների համարները և փոստային ինդեքսները ճիշտ ձևաչափված են այնպես, ինչպես պետք է հայտնվեն փոստի միաձուլման ավարտից հետո: Թվերի սխալ ձևաչափումը կարող է միաձուլման ժամանակ սխալներ առաջացնել:
Ինչպես նշել փոստի միաձուլման ստացողների ցուցակը
Ահա թե ինչպես կարելի է կապել ձեր պատրաստված Excel աշխատաթերթը, որը պարունակում է ձեր փոստային ցուցակը ձեր Word փաստաթղթի հետ.
-
Word-ում բացեք փաստաթուղթը, որը կօգտագործեք որպես փոստի միաձուլման ձևանմուշ: Սա կարող է լինել նոր փաստաթուղթ կամ գոյություն ունեցող փաստաթուղթ: Ընտրեք Mailings > Սկսել Փոստի միաձուլումը.
Image -
Ընտրեք միաձուլման տեսակը, որը ցանկանում եք գործարկել: Ձեր տարբերակներն են
- Նամակներ
- Էլփոստի հաղորդագրություններ
- Ծրարներ
- Նամակներ
- տեղեկատու
Եթե նախընտրում եք, կարող եք նաև օգտագործել Mail Merge Wizard-ը՝ ձեր փոստի միաձուլումը ստեղծելու համար: Այս օրինակի համար մենք կանցնենք քայլերով՝ ձեռքով փոստի միաձուլում ստեղծելու համար:
-
Այնուհետև անցեք Mailings ներդիր և ընտրեք Ընտրեք ստացողներ > Օգտագործեք գոյություն ունեցող ցուցակ.
Image -
Նավարկեք դեպի և ընտրեք Excel ֆայլը, որը պատրաստել եք փոստի միաձուլման համար, ապա ընտրեք Open:
-
Եթե Word-ը ձեզ հուշում է, ընտրեք Sheet1$ > OK.
Եթե ձեր Excel-ն ունի սյունակների վերնագրեր, ընտրեք Տվյալների առաջին շարքը պարունակում է սյունակների վերնագրեր վանդակը:
Ստեղծել կամ խմբագրել փոստի միաձուլման փաստաթուղթը
Եթե ձեր Excel աղյուսակը միացված է փոստի միաձուլման փաստաթղթին, որը ստեղծում եք Word-ում, ժամանակն է խմբագրել ձեր Word փաստաթուղթը:
Այս պահին չեք կարող փոփոխություններ կատարել ձեր տվյալների աղբյուրում Excel-ում: Տվյալների մեջ փոփոխություններ կատարելու համար փակեք փաստաթուղթը Word-ում նախքան Excel-ում տվյալների աղբյուրը բացելը:
Տեղադրեք միավորման դաշտերը ձեր փաստաթղթում
Word-ում ընտրեք Mailings > Տեղադրեք միաձուլման դաշտը ՝ աղյուսակից տեղեկատվություն փաստաթղթի մեջ հանելու համար: Ընտրեք դաշտը, որը ցանկանում եք ավելացնել (անուն, ազգանուն, քաղաք, նահանգ կամ այլ), ապա ընտրեք Insert:
Դիտել փոստի միաձուլման փաստաթղթերը
Word-ը չի փոխում ֆորմատավորումը տվյալների աղբյուրից՝ միաձուլման դաշտերը փաստաթղթում զետեղելիս: Եթե ցանկանում եք կիրառել ձևաչափեր, ինչպիսիք են շեղատառ, թավ կամ ընդգծված, դա արեք Word-ում:
Փաստաթուղթը դաշտերով դիտելիս ընտրեք կրկնակի սլաքները դաշտի երկու կողմերում, որտեղ ցանկանում եք կիրառել ձևաչափումը: Փաստաթղթում միավորված տվյալները դիտելիս ընդգծեք տեքստը, որը ցանկանում եք փոխել:
Ձևաչափման ցանկացած փոփոխություն կատարվում է բոլոր միաձուլված փաստաթղթերում, ոչ միայն միաձուլման փաստաթղթում, որում այն փոխել եք:
Նախադիտեք միավորված փաստաթղթերը
Միավորված փաստաթղթերը նախադիտելու համար անցեք Mailings > Նախադիտման արդյունքները: Այս կոճակը աշխատում է փոխարկիչի նման, այնպես որ, եթե ցանկանում եք վերադառնալ միայն դաշտերը դիտելուն, այլ ոչ թե դրանցում պարունակվող տվյալներին, կրկին սեղմեք այն:
Նավարկեք միավորված փաստաթղթերի միջով՝ օգտագործելով Փոստեր ներդիրի կոճակները: Դրանք են՝ ձախից աջ՝ Առաջին գրառում, Նախորդ գրառում, Գնալ դեպի ձայնագրություն,Հաջորդ գրառում և Վերջին գրառում.
Փաստաթղթերը միաձուլելուց առաջ նախադիտեք դրանք բոլորը կամ որքան կարող եք՝ ստուգելու համար, որ ամեն ինչ ճիշտ է միաձուլվել: Հատուկ ուշադրություն դարձրեք կետադրական նշաններին և միավորված տվյալների շուրջ տարածությանը:
Վերջնականացրեք փոստի միաձուլման փաստաթուղթը
Երբ պատրաստ եք միաձուլել փաստաթղթերը, դուք ունեք երկու ընտրություն.
- Տպել փաստաթղթեր. Միավորել փաստաթղթերը տպիչին: Եթե ընտրեք այս տարբերակը, փաստաթղթերն առանց որևէ փոփոխության ուղարկվում են տպիչ: Դա անելու համար ընտրեք Mailings> Finish & Merge > Տպել փաստաթղթեր.
- Խմբագրել անհատական փաստաթղթեր. Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է անհատականացնել որոշ կամ բոլոր փաստաթղթերը (այլընտրանքն այն է, որ նշման դաշտ ավելացնեք տվյալների աղբյուրում անհատականացված նշումների համար) կամ կատարել այլ փաստաթղթեր: փոփոխությունները նախքան տպելը, խմբագրեք յուրաքանչյուր առանձին փաստաթուղթ: Դա անելու համար ընտրեք Mailings > Finish & Merge > > Խմբագրել առանձին փաստաթղթեր
Որ մեթոդն էլ որ ընտրեք, ձեզ կներկայացվի երկխոսության տուփ, որտեղ կարող եք ասել Word-ին միաձուլել բոլոր գրառումները, ընթացիկ գրառումը կամ մի շարք գրառումներ: Ընտրեք գրառումները, որոնք ցանկանում եք տպել, ապա ընտրեք OK:
Եթե ցանկանում եք միավորել ընդգրկույթը, մուտքագրեք սկզբնական համարը և վերջնական թիվը այն գրառումների համար, որոնք ցանկանում եք ներառել միաձուլման մեջ, ապա ընտրեք OK:
