Առաջին անգամ աղյուսակում տվյալների ճիշտ մուտքագրումը կխուսափի հետագայում խնդիրներից և հեշտացնում է Excel-ի բազմաթիվ գործիքների և գործառույթների օգտագործումը, ինչպիսիք են բանաձևերը և գծապատկերները: Այս ձեռնարկն ընդգրկում է աղյուսակային ծրագրերում տվյալների մուտքագրման հիմնական անելիքները և չարաշահումները, ինչպիսիք են Excel-ը, Google Sheets-ը և Open Office Calc-ը:
Այս հոդվածի հրահանգները վերաբերում են Excel 2019, 2016, 2013, 2010 թթ. Excel Mac-ի համար, Excel Microsoft 365-ի համար և Excel Online:
Excel տվյալների մուտքագրման ակնարկ
Excel աշխատաթերթերը հզոր վերլուծական գործիքներ են, որոնք պահում են մեծ քանակությամբ տվյալներ: Համոզվեք, որ ձեր տվյալները ցուցադրվում և վերլուծվում են ճիշտ՝ օգտագործելով Excel-ի լավագույն փորձը տվյալների մուտքագրման համար:
Սրանք ամենակարևոր անելիքներն են և չպետք է հիշել Excel-ից օգտվելիս.
- Արա պլանավորեք ձեր աղյուսակը:
- մի թողեք դատարկ տողեր կամ սյունակներ հարակից տվյալներ մուտքագրելիս:
- Արա հաճախակի խնայեք և խնայեք երկու տեղ:
- Մի օգտագործեք թվերը որպես սյունակների վերնագրեր և մի ներառեք տվյալների հետ միավորներ:
- Do օգտագործել բջիջների հղումները և անվանված միջակայքերը բանաձևերում:
- Մի բանաձևեր պարունակող բջիջներն ապակողպված մի թողեք:
- Արա տեսակավորել ձեր տվյալները։
Պլանավորեք ձեր աղյուսակը
Տվյալները Excel մուտքագրելիս լավ գաղափար է պլանավորել նախքան մուտքագրումը սկսելը: Որոշեք, թե ինչպես է օգտագործվելու աշխատաթերթը, ինչ տվյալներ կպարունակի այն և ինչ է արվելու այդ տվյալների հետ: Այս որոշումները զգալիորեն ազդում են աշխատաթերթի վերջնական դասավորության վրա:
Մուտքագրելուց առաջ պլանավորելը խնայում է ավելի ուշ ժամանակ, եթե աղյուսակն ավելի արդյունավետ դարձնելու համար անհրաժեշտ է վերակազմավորել:
Ահա որոշ կետեր, որոնք պետք է հաշվի առնել ձեր Excel աշխատանքային գրքերը պլանավորելիս.
- Ո՞րն է աղյուսակի նպատակը:
- Որքա՞ն տվյալներ կպահի աղյուսակը:
- Արդյո՞ք անհրաժեշտ են գծապատկերներ:
- Արդյո՞ք աղյուսակը տպագրվելու է:
Վերջին գիծ
Աղյուսակի նպատակը որոշում է տվյալների գտնվելու վայրը, քանի որ ամենակարևոր տեղեկատվությունը պետք է տեսանելի և հեշտ հասանելի լինի: Եթե ձեր տվյալները պահանջում են հաշվարկներ, ապա հաշվարկները որոշում են, թե որ բանաձևերն ու գործառույթներն են անհրաժեշտ և որտեղ պետք է մուտքագրվեն բանաձևերը:
Որքա՞ն տվյալներ կպահի աղյուսակը:
Տվյալների քանակը, որն ի սկզբանե կպահի աղյուսակը, և որքան գումար կավելացվի դրան, որոշում է աշխատանքային գրքույկի համար ձեզ անհրաժեշտ աշխատաթերթերի քանակը:
Ահա մի քանի խորհուրդ՝
- Ձեր տվյալները շատ մի տարածեք: Երբ տվյալները պարունակվում են մի քանի աշխատաթերթերում, կոնկրետ տեղեկատվություն կարող է դժվար լինել գտնել: Նաև հաշվարկները, որոնք ընդգրկում են մի քանի աշխատաթերթեր կամ աշխատանքային գրքեր, ազդում են Excel-ի աշխատանքի վրա:
- Մեծ աշխատաթերթերի համար ցուցադրեք սյունակների զգալի գումարները սյունակների վերնագրերի վերևում, այլ ոչ թե աշխատաթերթի ներքևում՝ ամփոփ տեղեկատվությունն արագ գտնելու համար:
Անհրաժեշտ են գծապատկերներ:
Եթե բոլոր տվյալները կամ դրանց մի մասը կօգտագործվեն գծապատկերում կամ գծապատկերներում, դա կարող է ազդել տեղեկատվության դասավորության վրա:
Գծապատկերներ օգտագործելիս հետևեք այս լավագույն փորձին.
- Կախված գծապատկերի տեսակից, հնարավոր է, որ տվյալները խմբավորվեն այլ կերպ: Օրինակ, ստեղծեք ամփոփ տարածք կարկանդակ գծապատկերների համար:
- Մեծ աղյուսակների համար գծապատկերները տեղափոխեք առանձին էջեր, որպեսզի աշխատաթերթերը լեփ-լեցուն չլինեն տվյալներով և պատկերներով:
Արդյո՞ք աղյուսակը տպագրվելու է:
Ինչպես եք կազմակերպում տվյալները, կախված է նրանից, թե ինչպես են տպվելու տվյալները: Արդյո՞ք բոլոր տվյալները կտպվեն, թե՞ միայն որոշ տվյալները: Տվյալները կտպվեն դիմանկարի՞, թե՞ լանդշաֆտային ձևաչափով:
Աշխատանքային թերթիկները տպելիս նկատի ունեցեք այս խորհուրդները.
- Եթե աշխատաթերթը տպագրվում է դիմանկարային տեսքի միջոցով տառաչափի թղթի վրա (8,5" x 11"), տվյալների մեծ մասը տեղադրեք տողերում մի քանի սյունակների տակ: Այս կերպ վերնագրերը տեսանելի են մեկ թերթիկի վրա:
- Եթե աշխատաթերթը տպված է մի քանի թերթերի վրա, տպեք սյունակների վերնագրերը յուրաքանչյուր էջի վերևում: Սյունակների վերնագրերը տրամադրում են տվյալների ակնարկ և դրանք դարձնում են ավելի մատչելի և հեշտ ընթերցվող:
- Եթե տպագրված են տվյալների մի քանի սյունակ, օգտագործեք լանդշաֆտային դասավորությունը՝ բոլոր վերնագրերը մեկ էջում պահելու համար: Կրկին, եթե անհրաժեշտ է մի քանի թերթ, տպեք սյունակների վերնագրերը յուրաքանչյուր էջի վերևում:
- Եթե աշխատաթերթը պարունակում է գծապատկերներ, ապա աշխատանքային գիրքը տպելուց առաջ գծապատկերները տեղափոխեք առանձին թերթ:
Մի թողեք դատարկ տողեր կամ սյունակներ հարակից տվյալներ մուտքագրելիս
Տվյալների աղյուսակներում կամ տվյալների հարակից տիրույթներում դատարկ տողերը կամ սյունակները դժվարացնում են Excel-ի մի քանի հնարավորությունների ճիշտ օգտագործումը, ինչպիսիք են գծապատկերները, առանցքային աղյուսակները և հատուկ գործառույթները:
Նույնիսկ տողում կամ տվյալներ պարունակող դատարկ բջիջները կարող են խնդիրներ առաջացնել, ինչպես ցույց է տրված ստորև նկարում:
Դատարկ բացատների բացակայությունն օգնում է Excel-ին հայտնաբերել և ընտրել առնչվող տվյալներ, երբ օգտագործում է մի շարք գործառույթներ, ինչպիսիք են տեսակավորումը, զտումը կամ AutoSum:
Երբ ցանկանում եք բաժանել տվյալները՝ ավելի հեշտ կարդալու համար, օգտագործեք եզրագծեր կամ ձևաչափեք վերնագրերն ու պիտակները: Տվյալներն առանձնացնելու և ընդգծելու համար օգտագործեք տեսողական նշաններ, ինչպիսիք են թավ տեքստը, տողերը և բջջի գույնը:
Հետևեք այս խորհուրդներին տողերում և սյունակներում տվյալների հետ աշխատելիս.
- Տեղադրեք նկարագրական վերնագիր աղյուսակի առաջին սյունակի վերևում՝ դրա տակ գտնվող տվյալները:
- Եթե կան մեկից ավելի տվյալների շարք, ցուցակագրեք դրանք մեկը մյուսի հետևից սյունակներում (ձախից աջ)՝ վերևում յուրաքանչյուր տվյալների շարքի վերնագիրը:
Վերջին գիծ
Չնայած կապակցված տվյալները միասին պահելը կարևոր է, օգտակար է նաև առանձնացնել տվյալների չկապված միջակայքերը: Տարբեր տվյալների միջակայքերի կամ այլ տվյալների միջև թողեք դատարկ սյունակներ կամ տողեր աշխատանքային թերթի վրա, որպեսզի Excel-ն ընտրի համապատասխան համապատասխան միջակայքերը կամ տվյալների աղյուսակները:
Հաճախ խնայեք
Ձեր աշխատանքը հաճախ փրկելու կարևորությունը չի կարելի գերագնահատել կամ չափազանց հաճախ ասել: Եթե դուք օգտագործում եք վեբ վրա հիմնված աղյուսակներ, ինչպիսիք են Google Sheets-ը կամ Excel Online-ը, խնայողությունը խնդիր չէ: Այս ծրագրերը չունեն պահպանման տարբերակ: Փոխարենը, աղյուսակները ինքնաբերաբար պահվում են ձեր ամպային հաշվում՝ «Autosave» գործառույթի միջոցով:
Սեղանի աղյուսակային ծրագրերի համար պահպանեք ձեր աշխատանքը երկու կամ երեք փոփոխություններից հետո: Օրինակ՝ պահպանեք տվյալները, ձևաչափված սյունակների վերնագրերը կամ բանաձև մուտքագրելուց հետո: Առնվազն խնայեք ձեր աշխատանքը յուրաքանչյուր երկու-երեք րոպեն մեկ։
Չնայած ժամանակի ընթացքում համակարգիչների և համակարգչային ծրագրերի կայունությունը կտրուկ բարելավվել է, ծրագրակազմը դեռևս խափանում է, տեղի են ունենում հոսանքի խափանումներ, և այլ մարդիկ երբեմն անցնում են ձեր հոսանքի լարը և հանում այն պատի վարդակից: Եվ երբ դժբախտ պատահարներ են տեղի ունենում, տվյալների կորուստը մեծացնում է ձեր ծանրաբեռնվածությունը, երբ վերակառուցում եք այն, ինչ արդեն արել եք:
Excel-ն ունի AutoSave ֆունկցիա, որը սովորաբար շատ լավ է աշխատում, բայց դուք չպետք է լիովին ապավինեք դրա վրա: Սովորեցրեք ձեր տվյալները պաշտպանել հաճախակի պահումներով:
Փրկելու դյուրանցում
Պետք չէ մկնիկը տեղափոխել ժապավենի վրա և սեղմել պատկերակների վրա՝ ձեր աշխատանքը պահպանելու համար: Փոխարենը, սովորեք խնայել՝ օգտագործելով ստեղնաշարի դյուրանցումների համակցությունը: Երբ ցանկանում եք պահպանել ձեր աշխատաթերթը, սեղմեք Ctrl+ S.
Պահպանիր երկու տեղում
Կարևոր է նաև պահպանել ձեր տվյալները երկու տարբեր վայրերում: Երկրորդ տեղը պահուստային է: Լավագույն կրկնօրինակն այն է, որը գտնվում է բնօրինակից տարբերվող ֆիզիկական վայրում:
Ձեր աշխատանքային գրքույկների կրկնօրինակը պահելիս նկատի ունեցեք ֆայլերը ձեր ամպային հաշվում պահելու մասին: Երբ աշխատանքային գրքույկները պահվում են ձեր համակարգչում և ամպի մեջ, դուք ոչ միայն կունենաք ամպի կրկնօրինակը, այլև ամպը նախագծված է ավելորդ կրկնօրինակներով, ինչը նշանակում է, որ ձեր տվյալները պահվում են բազմաթիվ սերվերներում:
Cloud-ի վրա հիմնված պահուստավորում
Կրկին կրկնօրինակում պատրաստելը պարտադիր չէ, որ ժամանակատար խնդիր լինի:
Եթե անվտանգության խնդիր չէ, օրինակ, եթե աշխատաթերթը ձեր DVD-ների ցանկն է, հավանաբար բավական է ինքներդ ձեզ պատճենը էլեկտրոնային փոստով ուղարկել: Եթե անվտանգությունը խնդիր է, ամպային պահեստավորումը տարբերակ է:
Օնլայն աղյուսակների դեպքում ծրագրի սեփականատերերը կրկնօրինակում են իրենց սերվերները, և դա ներառում է օգտվողի բոլոր տվյալները: Բայց ապահով լինելու համար ներբեռնեք ֆայլի պատճենը ձեր համակարգչում:
Մի օգտագործեք թվերը որպես սյունակների վերնագրեր և մի ներառեք տվյալների հետ միավորներ
Օգտագործեք վերնագրերը սյունակների վերևում և տողերի սկզբում ձեր տվյալները նույնականացնելու համար, վերնագրերը հեշտացնում են այնպիսի գործողություններ, ինչպիսիք են տեսակավորումը: Բայց մի օգտագործեք թվեր, ինչպիսիք են 2012, 2013 և այլն, որպես վերնագրեր:
Ինչպես ցույց է տրված վերևի նկարում, սյունակների և տողերի վերնագրերը, որոնք թվեր են, կարող են ակամա ներառվել հաշվարկներում: Եթե ձեր բանաձևերը պարունակում են գործառույթներ, որոնք ավտոմատ կերպով ընտրում են տվյալների տիրույթը ֆունկցիայի արգումենտի համար, օրինակ՝ AutoSum, ապա սյունակների վերնագրերում թվերը խնդիր կառաջացնեն:
Սովորաբար, նման գործառույթները, որոնք ներառում են նաև AutoMax-ը և AutoAverage-ը, սկզբում կփնտրեն թվերի սյունակներ, այնուհետև դեպի ձախ՝ թվերի շարք: Բոլոր վերնագրերը, որոնք թվեր են, կներառվեն ընտրված տիրույթում:
Թվերը, որոնք օգտագործվում են որպես տողերի վերնագրեր, կարող են սխալվել որպես այլ տվյալների շարք, եթե ընտրվեն որպես գծապատկերի մի մաս, այլ ոչ թե որպես առանցքների պիտակներ:
Ձևաչափեք վերնագրերի բջիջներում թվերը որպես տեքստ կամ ստեղծեք տեքստային պիտակներ՝ յուրաքանչյուր թվին նախորդելով ապաստրոֆով ('), ինչպիսիք են '2012 և '2013: Ապաստրոֆը չի երևում բջիջում, բայց այն փոխում է համարը տեքստային տվյալների:
Պահպանեք միավորները վերնագրերում
Մի մուտքագրեք արժույթը, ջերմաստիճանը, հեռավորությունը կամ այլ միավորներ յուրաքանչյուր բջիջում թվային տվյալներով: Եթե դա անեք, կա հնարավորություն, որ Excel-ը կամ Google Sheets-ը ձեր բոլոր տվյալները կդիտարկեն որպես տեքստ:
Փոխարենը, վերնագրերում միավորները տեղադրեք սյունակի վերևում, որպեսզի համոզվեք, որ այդ վերնագրերը տեքստային ձևաչափով են և խնդիր չեն ստեղծի:
Տեքստ դեպի ձախ, թվեր՝ աջ
Տեքստային կամ թվային տվյալներ իմանալու արագ միջոցը բջջի տվյալների հավասարեցվածությունը ստուգելն է: Լռելյայնորեն, Excel-ում և Google Sheets-ում տեքստային տվյալները հավասարեցված են ձախ կողմում, իսկ թվային տվյալները՝ բջիջում՝ աջ:
Չնայած այս լռելյայն հավասարեցումը կարող է փոխվել, ձևաչափումը պետք է կիրառվի բոլոր տվյալների և բանաձևերի մուտքագրումից հետո: Լռելյայն հավասարեցումը ձեզ հուշում է, թե արդյոք տվյալները ճիշտ ձևաչափված են աշխատաթերթում:
Տոկոսների և արժույթի նշաններ
Աշխատանքային թերթիկ տվյալների մուտքագրման լավագույն պրակտիկան այն է, որ մուտքագրեք պարզ համարը և այնուհետև ձևաչափեք բջիջը, որպեսզի թիվը ճիշտ ցուցադրվի, օրինակ՝ որպես տոկոս կամ արժույթ:
Excel-ը և Google Sheets-ը ճանաչում են տոկոսային նշանները, որոնք մուտքագրվում են բջիջում թվի հետ միասին: Այս հավելվածները նաև ընդունում են ընդհանուր արժույթի խորհրդանիշները, ինչպիսիք են դոլարի նշանը ($) կամ բրիտանական ֆունտի խորհրդանիշը (£), եթե դրանք մուտքագրեք բջջի մեջ թվային տվյալների հետ միասին, բայց արժույթի այլ խորհրդանիշներ, օրինակ՝ հարավաֆրիկյան ռանդը (R), մեկնաբանվում է որպես տեքստ։
Պոտենցիալ խնդիրներից խուսափելու համար մուտքագրեք գումարը և այնուհետև ձևաչափեք բջիջը արժույթի համար, այլ ոչ թե մուտքագրեք արժույթի խորհրդանիշը:
Օգտագործեք բջջային հղումները և անվանված միջակայքերը բանաձևերում
Եվ բջիջների հղումները և անվանված միջակայքերը կարող են և պետք է օգտագործվեն բանաձևերում՝ բանաձևերը և ամբողջ աշխատաթերթը սխալներից և թարմացնելու համար:
Բջջային հղումները բջջի սյունակ տառի և տողի համարի համադրություն են, ինչպիսիք են A1, B23 և W987: Բջջային հղումները բացահայտում են տվյալների գտնվելու վայրը աշխատաթերթում:
Անվանված տիրույթը կամ սահմանված անունը նման է բջջային հղումին, քանի որ այն օգտագործվում է աշխատանքային թերթի բջիջը կամ բջիջների տիրույթը նույնականացնելու համար:
Հղում տվյալների բանաձևերում
Բանաձևերը օգտագործվում են Excel-ում հաշվարկներ կատարելու համար, ինչպիսիք են գումարումը կամ հանումը:
Եթե իրական թվերը ներկայացված են այնպիսի բանաձևերով, ինչպիսիք են՝
=5 + 3
Ամեն անգամ, երբ տվյալները փոխվում են, դուք պետք է խմբագրեք բանաձևը: Այսպիսով, եթե նոր թվերն են 7-ը և 6-ը, ապա բանաձևը դառնում է.
=7 + 6
Այլընտրանք, եթե տվյալները մուտքագրեք աշխատաթերթի բջիջների մեջ, ապա բանաձևում օգտագործեք բջիջների հղումներ կամ տիրույթի անուններ, այլ ոչ թե թվեր:
Եթե մուտքագրեք 5 թիվը A1 բջիջում, իսկ 3-ը՝ A2 բջիջում, բանաձևը կդառնա՝
=A1 + A2
Տվյալները թարմացնելու համար դուք կփոխեք A1 և A2 բջիջների պարունակությունը, բայց բանաձևը կպահեք այնպես, ինչպես կա: Excel-ը ավտոմատ կերպով թարմացնում է բանաձևի արդյունքները:
Այս մեթոդը օգտակար է, երբ աշխատաթերթը պարունակում է բարդ բանաձևեր և երբ մի քանի բանաձևեր հղում են անում նույն տվյալներին: Այնուհետև դուք կփոխեք տվյալները միայն մեկ վայրում, որն էլ իր հերթին կթարմացնի դրան հղում կատարող բանաձևերը:
Բջջային հղումները և անվանված միջակայքերը նաև աշխատաթերթերն ավելի անվտանգ են դարձնում՝ պաշտպանելով բանաձևերը պատահական փոփոխություններից՝ միաժամանակ հասանելի դարձնելով փոփոխվող տվյալների բջիջները:
Վերջին գիծ
Excel-ի և Google Sheets-ի մեկ այլ առանձնահատկությունն այն է, որ բջիջների հղումները կամ տիրույթի անունները կարող են մուտքագրվել բանաձևերի մեջ՝ օգտագործելով մատնանշումը, որը ներառում է բջիջի վրա սեղմումը՝ հղումը բանաձևում մուտքագրելու համար: Ցույց տալը նվազեցնում է սխալների հավանականությունը, որոնք առաջանում են բջիջի սխալ հղում մուտքագրելու կամ տիրույթի անունը սխալ գրելու հետևանքով:
Օգտագործեք անվանված միջակայքերը՝ տվյալներ ընտրելու համար
Հարակից տվյալների տարածքին անուն տալը հեշտացնում է այն տվյալների ընտրությունը, որոնք կտեսակավորվեն կամ զտվեն:
Եթե տվյալների տարածքի չափը փոխվում է, խմբագրեք անվանված միջակայքը Անունների կառավարչի միջոցով:
Բաց մի թողեք բանաձևեր պարունակող բջիջները
Այդքան ժամանակ ծախսելուց հետո իրենց բանաձևերը ճիշտ դարձնելու և բջիջների համապատասխան հղումներն օգտագործելուց հետո, շատ մարդիկ սխալվում են՝ այդ բանաձևերը խոցելի թողնելով պատահական կամ ոչ միտումնավոր փոփոխություններից:
Կողպեք ձեր բանաձևերը պարունակող բջիջները, եթե օգտագործում եք բջիջների հղումներ կամ անվանված տիրույթներ: Անհրաժեշտության դեպքում պաշտպանեք բջիջները գաղտնաբառով՝ դրանք անվտանգ պահելու համար:
Միևնույն ժամանակ թողեք տվյալների պարունակող բջիջներն ապակողպված, որպեսզի օգտատերերը կարողանան փոփոխություններ մտցնել և թարմացնել աղյուսակը:
Աշխատաթերթի կամ աշխատանքային գրքույկի պաշտպանությունը երկքայլ գործընթաց է.
- Համոզվեք, որ ճիշտ բջիջները կողպված են:
- Պաշտպանեք աշխատաթերթը՝ ավելացնելով գաղտնաբառ:
Տեսակավորեք ձեր տվյալները
Տվյալների մուտքագրումն ավարտելուց հետո դասակարգեք ձեր տվյալները: Excel-ում կամ Google Sheets-ում փոքր քանակությամբ չտեսակավորված տվյալների հետ աշխատելը սովորաբար խնդիր չէ, բայց քանի որ աղյուսակը մեծանում է, դժվարանում է արդյունավետ աշխատել դրա հետ:
Տեսակավորված տվյալներն ավելի հեշտ է հասկանալ և վերլուծել: Որոշ գործառույթներ և գործիքներ, ինչպիսիք են VLOOKUP-ը և SUBTOTAL-ը, պահանջում են տեսակավորված տվյալներ՝ ճշգրիտ արդյունքներ ստանալու համար:
Նաև, տեսակավորեք ձեր տվյալները տարբեր ձևերով, որպեսզի հայտնաբերեք միտումներ, որոնք սկզբում ակնհայտ չեն:
Ընտրեք տեսակավորվող տվյալները
Excel-ը պետք է իմանա ճշգրիտ տիրույթը, որը դուք պետք է տեսակավորեք, և նույնականացնի հարակից տվյալների տարածքները, եթե կան՝
- Կապված տվյալների տարածքում դատարկ տողեր կամ սյունակներ չկան:
- Դատարկ տողեր և սյունակներ հարակից տվյալների տարածքների միջև:
Excel-ը նաև որոշում է, թե արդյոք տվյալների տարածքն ունի դաշտերի անուններ և բացառում է այդ տողը տեսակավորումից:
Սակայն, Excel-ին թույլատրելն ընտրել տիրույթը տեսակավորման համար, կարող է ռիսկային լինել հատկապես մեծ քանակությամբ տվյալների դեպքում, որոնք դժվար է ստուգել:
Օգտագործեք անուններ՝ տվյալներ ընտրելու համար
Որպեսզի համոզվեք, որ ճիշտ տվյալները ընտրված են, նախքան տեսակավորումը սկսելը ընդգծեք միջակայքը: Եթե դուք նախատեսում եք բազմիցս տեսակավորել տվյալների նույն տիրույթը, լավագույն մոտեցումը դրանց անուն տալն է:
Երբ տեսակավորում եք տվյալների անվանված տիրույթը, մուտքագրեք անունը Անունի վանդակում կամ ընտրեք այն կապված բացվող ցանկից: Excel-ը ավտոմատ կերպով ընդգծում է աշխատաթերթի տվյալների ճիշտ տիրույթը:
Թաքնված տողերի և սյունակների տեսակավորում
Excel-ը չի ներառում տվյալների թաքնված տողերն ու սյունակները տեսակավորման ժամանակ, ուստի այս տողերն ու սյունակները պետք է չթաքցվեն մինչև տեսակավորման իրականացումը: Օրինակ, եթե 7-րդ տողը թաքնված է տեսակավորված տվյալների տիրույթում, այն կմնա որպես 7-րդ տող և չի տեղափոխվի իր ճիշտ տեղը տեսակավորված տվյալների մեջ:
Նույնը վերաբերում է տվյալների սյունակներին: Ըստ տողերի տեսակավորումը ներառում է տվյալների սյունակների վերադասավորում, բայց եթե B սյունակը թաքնված է տեսակավորումից առաջ, այն կմնա որպես B սյունակ տեսակավորումից հետո:
Պահպանել համարները որպես համարներ
Ստուգեք, որ բոլոր թվերը ձևավորված են որպես թվեր: Եթե արդյունքները ձեր ակնկալածը չեն, սյունակը կարող է պարունակել թվեր, որոնք պահվում են որպես տեքստ և ոչ որպես թվեր: Օրինակ՝ որոշ հաշվապահական համակարգերից ներմուծված բացասական թվերը կամ առաջատար ապաստրոֆով մուտքագրված թիվը (') պահվում են որպես տեքստ:
Երբ տվյալները արագ տեսակավորվում են A-Z կամ Z-A կոճակներով, ամեն ինչ կարող է սխալ լինել: Եթե տվյալների մեջ կա դատարկ տող կամ դատարկ սյունակներ, տվյալների մի մասը կտեսակավորվի, իսկ որոշները՝ ոչ: Ամենահեշտ ձևը՝ ապահովելու, որ դուք ընտրել եք տվյալների ճիշտ տիրույթը, նախքան տեսակավորումը, դրանց անուն տալն է:
Եթե ընտրված է մեկ բջիջ, Excel-ը ընդլայնում է ընտրությունը մինչև տիրույթ (ինչպես Ctrl+ Shift+ սեղմելով 8 ) սահմանափակված է մեկ կամ մի քանի դատարկ սյունակով և տողով:Այնուհետև այն ուսումնասիրում է ընտրված տիրույթի առաջին տողը` որոշելու, թե արդյոք այն պարունակում է վերնագրի տեղեկատվություն, թե ոչ:
Սյունակների վերնագրերը պետք է համապատասխանեն խիստ ուղեցույցներին, նախքան Excel-ը ճանաչի այն որպես վերնագիր: Օրինակ, եթե վերնագրի տողում կան դատարկ բջիջներ, Excel-ը կարող է մտածել, որ դա վերնագիր չէ: Նմանապես, եթե վերնագրի տողը ձևաչափված է նույնը, ինչ տվյալների տիրույթի մյուս տողերը, ապա Excel-ը կարող է չճանաչել վերնագիրը: Բացի այդ, եթե տվյալների աղյուսակը բաղկացած է տեքստից, իսկ վերնագրի տողը պարունակում է ոչ այլ ինչ, քան տեքստ, Excel-ը չի ճանաչի վերնագրի տողը. վերնագրի տողը նման է Excel-ի մեկ այլ տվյալների տողին:
Excel-ը տեսակավորում է միայն այն բանից հետո, երբ ընտրված է միջակայքը, և Excel-ը որոշում է, թե արդյոք կա վերնագրի տող: Տեսակավորման արդյունքները կախված են նրանից, թե արդյոք Excel-ը ճիշտ է ստացել և՛ միջակայքի ընտրությունը, և՛ վերնագրի տողի որոշումը: Օրինակ, եթե Excel-ը չի կարծում, որ վերնագրի տող կա, ապա վերնագիրը տեսակավորվում է տվյալների բովանդակության մեջ:
Համոզվելու համար, որ ձեր տվյալների տիրույթը ճիշտ է ճանաչված, օգտագործեք Ctrl+ Shift+ 8դյուրանցում տեսնելու, թե ինչ է ընտրում Excel-ը:Եթե այն չի համապատասխանում ձեր ակնկալիքներին, ապա կամ փոփոխեք ձեր աղյուսակի տվյալների բնույթը կամ ընտրեք տվյալների տիրույթը՝ նախքան օգտագործելը Sort երկխոսության վանդակը::
Որպեսզի վերնագրերը ճիշտ ճանաչվեն, օգտագործեք Ctrl+ Shift+ 8 դյուրանցում տվյալների տիրույթն ընտրելու համար, այնուհետև նայեք առաջին տողին: Եթե վերնագիրն ունի դատարկ բջիջներ առաջին շարքում ընտրվածների մեջ, առաջին տողը ձևաչափված է ճիշտ այնպես, ինչպես երկրորդ շարքը, կամ դուք ընտրել եք մեկից ավելի վերնագրի տող, ապա Excel-ը ենթադրում է, որ վերնագրի տող չկա: Սա շտկելու համար փոփոխություններ կատարեք վերնագրի տողում, որպեսզի համոզվեք, որ Excel-ը ճանաչում է դրանք:
Եթե ձեր տվյալների աղյուսակը օգտագործում է բազմաշարք վերնագրեր, Excel-ը կարող է դժվարությամբ ճանաչել դրանք: Խնդիրը բարդանում է, երբ ակնկալում եք, որ Excel-ը կներառի դատարկ տողեր այդ վերնագրում. դա պարզապես չի կարող դա անել ավտոմատ կերպով: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք ընտրել այն տողերը, որոնք պետք է տեսակավորվեն նախքան տեսակավորումը կատարելը: Այլ կերպ ասած, կոնկրետ եղեք, թե ինչ եք ուզում դասավորել Excel-ը. թույլ մի տվեք, որ Excel-ը ձեզ համար ենթադրություններ անի:
Պահպանել ամսաթվերը և ժամերը որպես տեքստ
Եթե ըստ ամսաթվի տեսակավորման արդյունքները չեն ստացվում այնպես, ինչպես սպասվում էր, ապա տեսակավորման բանալին պարունակող սյունակի տվյալները կարող են պարունակել ամսաթվերը կամ ժամերը, որոնք պահվում են որպես տեքստային տվյալներ, այլ ոչ թե որպես թվեր (ամսաթվերը և ժամերը ֆորմատավորված թվային տվյալներ են).
Վերևի նկարում Ա. Պետերսոնի ռեկորդը հայտնվեց ցուցակի վերջում, երբ, 2014 թվականի նոյեմբերի 5-ի փոխառության ամսաթվի հիման վրա, այն պետք է բարձր լինի Ա. Ուիլսոնի ռեկորդից, որը նույնպես. ունի փոխառության ամսաթիվ նոյեմբերի 5-ը: Անսպասելի արդյունքների պատճառն այն է, որ A. Peterson-ի փոխառության ամսաթիվը պահվել է որպես տեքստ, այլ ոչ թե որպես թիվ:
Խառը տվյալներ և արագ տեսակավորում
Տեքստային և թվային տվյալներ պարունակող գրառումների հետ արագ տեսակավորման մեթոդն օգտագործելիս, Excel-ը առանձին-առանձին է դասավորում թվերն ու տեքստային տվյալները՝ դասավորված ցուցակի ներքևում տեղադրելով տեքստային տվյալների հետ գրառումները:
Excel-ը կարող է նաև ներառել սյունակների վերնագրերը տեսակավորման արդյունքներում՝ մեկնաբանելով դրանք որպես տեքստային տվյալների հերթական տող, այլ ոչ թե որպես տվյալների աղյուսակի դաշտերի անուններ:
Զգուշացումների տեսակավորում
Երբ օգտագործվում է Տեսակավորել երկխոսության տուփը, նույնիսկ մեկ սյունակում տեսակավորման համար, Excel-ը կարող է նախազգուշացում ցուցադրել, որ հանդիպել է որպես տեքստ պահված տվյալներ և տալիս է հետևյալ տարբերակները՝
- Տեսակավորել այն ամենը, ինչ թվին նման է որպես թիվ:
- Տեսակավորել թվերն ու թվերը, որոնք պահվում են որպես տեքստ առանձին:
Առաջին տարբերակը տեղադրում է տեքստային տվյալները տեսակավորման արդյունքների ճիշտ տեղում: Երկրորդ տարբերակը տեղադրում է տեքստային տվյալներ պարունակող գրառումները տեսակավորման արդյունքների ներքևում, ինչպես դա անում է արագ տեսակավորման դեպքում:
