Եթե ձեր օրվա մեծ մասը ծախսում եք էլփոստի հետ աշխատելու վրա, կան բազմաթիվ եղանակներ Outlook-ն ավելի արդյունավետ օգտագործելու համար: Փոխեք լռելյայնները՝ ձեր աշխատանքի ձևին համապատասխանելու համար: Օգտագործեք ստեղնաշարի դյուրանցում կամ երկու: Ստեղծեք զտիչներ՝ առաջադրանքները ավտոմատացնելու համար: Եվ համոզվեք, որ Outlook-ն աշխատում է առավելագույն արագությամբ: Ստուգեք հետևյալ խորհուրդներն ու գաղտնիքները, և դուք մի փոքր ժամանակ կպահեք:
Այս հոդվածի հրահանգները վերաբերում են Outlook 2019-ին, Outlook 2016-ին, Outlook 2013-ին, Outlook 2010-ին և Outlook-ին Microsoft 365-ի համար:
Ֆայլի հաղորդագրություններ մեկ սեղմումով
Ավելի արագ արեք այն, ինչ այդքան հաճախ եք անում: Կարգավորեք մեկ սեղմումով գործողություններ՝ էլփոստները հեշտությամբ կառավարելու համար:
Կարգավորել խոսակցությունները
Մի՛ աղտոտեք ձեր էլփոստի թղթապանակները հաղորդագրություններով, որոնք մեջբերում են այլ տեղ: Իմացեք, թե ինչպես կարելի է օգտագործել Outlook-ը էլեկտրոնային նամակներն ինքնաբերաբար մաքրելու համար: Outlook-ը կտեղափոխի կամ կջնջի այդ ավելորդ նամակները ձեզ համար:
Նորից ուղարկել նամակներ
Նորից էլ-նամակ ուղարկեք Outlook-ում՝ դատարկ հաղորդագրությունից սկսելու փոխարեն նորից օգտագործելու դրա բովանդակությունը, թեման կամ ստացողները:
Պահպանեք Outlook-ի ֆայլերը փոքր և արագ
Եթե ցանկանում եք, որ Outlook-ը արագ լինի, ձեր հիմնական PST ֆայլի չափը փոքր պահեք: PST ֆայլն այն է, որտեղ Outlook-ը պահում է էլ. նամակներ, կոնտակտներ, օրացույցներ և այլն: PST ֆայլը փոքր պահելու եղանակներից մեկը, օրինակ, հին փոստը առանձին արխիվային ֆայլ տեղափոխելն է:
Կարգավորեք գրասենյակից դուրս կամ արձակուրդի ավտոմատ պատասխան
Ուզեք Outlook-ի պատասխանը ձեր անունից, երբ բացակայում եք և չեք կարողանա պատասխանել ձեր էլ. Սա խնայում է ձեր ժամանակը ոչ միայն արձակուրդից հետո, այլև յուրաքանչյուր աշխատանքային օրվա ընթացքում:
Էլփոստը արագ տեղափոխեք ցանկացած թղթապանակ
Եթե դուք չեք կարգավորել մեկ սեղմումով թղթապանակի գրանցումը, Outlook-ն ունի էլ. նամակները թղթապանակներ արագ տեղափոխելու այլ եղանակ: Դուք կարող եք հաղորդագրություններ փոխանցել՝ օգտագործելով ստեղնաշարը, օրինակ, կամ ժապավենի վրա հարմար կոճակը:
Ստեղծեք և օգտագործեք էլփոստի ձևանմուշներ
Երբ նմանատիպ հաղորդագրություններ եք գրում տարբեր հասցեատերերի, պահպանեք այս նամակներից մեկը որպես ձևանմուշ Outlook-ում՝ հետագա օգտագործման համար: Դուք նույն նամակը կամ նմանատիպ նամակը կուղարկեք բազմիցս նախանձելի արագությամբ:
Փոխել կանխադրված Outlook տառատեսակի դեմքը և չափը
Եթե կարծում եք, որ տառատեսակը, որն օգտագործում է Outlook-ը հաղորդագրություն գրելիս կամ նամակ կարդալիս չափազանց լայն է, բարձրահասակ, փոքր, փոքր, մեծ կամ կապույտ, փոխեք այն: Իմացեք, թե ինչպես կարելի է սահմանել ճշգրիտ տառատեսակը, տառատեսակի ոճը և գույնը, որպեսզի դրանք օգտագործվեն Outlook-ում էլեկտրոնային նամակների համար:
Ջնջել և անջատել խոսակցությունը
Երբ դուք գտնում եք, որ շրջում եք բոլորովին անտեղի նամակների և խոսակցությունների մեջ, Outlook-ը կարող է օգնել: Իմացեք, թե ինչպես կարելի է օգտագործել Outlook-ը ամբողջ խոսակցությունը ջնջելու և Outlook-ի հետագա էլփոստերը նույն շղթայում ավտոմատ կերպով հեռացնելու համար:
Մեկ ուղարկողի փոստը ինքնաբերաբար զտել կոնկրետ թղթապանակ
Սկսեք ցանկացած էլփոստից՝ Outlook զտիչ ստեղծելու համար, որը բոլոր ապագա հաղորդագրությունները նույն ուղարկողից ավտոմատ կերպով տեղափոխում է որոշակի պանակ:
Գտնել առնչվող հաղորդագրություններ
Outlook-ում բոլոր առնչվող հաղորդագրությունները գտնելը հեշտ է: Պարզապես փնտրեք կոնտակտային անուն կամ բառերի թեմայի տողում: Outlook-ը թվարկում է ձեր որոնման տերմիններին համապատասխանող յուրաքանչյուր հաղորդագրություն:
Սահմանել լռելյայն հաշիվ նոր էլփոստի համար
Համոզվեք, որ ձեր գրած նոր հաղորդագրությունները սկսվում են ամենահավանականով Outlook-ում ընտրված էլփոստի հասցեից:
Որոնել հաղորդագրության ներսում
Ցանկանու՞մ եք ինչ-որ բան գտնել երկար նամակում: Իմացեք, թե ինչպես օգտագործել Outlook-ը՝ էլփոստի հաղորդագրության մեջ տեքստը որոնելու համար:
Պլանավորեք էլ-նամակները, որոնք կառաքվեն ավելի ուշ
Դուք կարող եք հրահանգել Outlook-ին հաղորդագրություն ուղարկել միայն որոշակի ամսաթվին կամ դրանից հետո: Սա հարմար է պարբերաբար տեղի ունեցող իրադարձությունների համար, ինչպիսիք են շաբաթական հանդիպման հայտարարությունը:
Արագ ջնջել հաղորդագրությունը
Դուք հենց նոր ջնջե՞լ եք Outlook-ում էլփոստը, որը պատրաստ չէր գնալ Ջնջված տարրերի պանակ: Ահա այդ էլփոստը մի ակնթարթում հետ ստանալու պարզ միջոց:
Կարգավորել բաշխման ցուցակները
Ստեղծեք ձեր սեփական փոստային ցուցակները Outlook-ում և հեշտությամբ հաղորդագրություններ ուղարկեք մարդկանց խմբերին՝ առանց բոլոր էլփոստի հասցեները մուտքագրելու:
Ջնջել առդիրները հաղորդագրություններից
Պահպանեք հաղորդագրությունը; կորցնում է իր մեծ չափը. Իմացեք, թե ինչպես կարելի է օգտագործել Outlook-ը կցված ֆայլերը (դրանք այլ տեղ պահելուց հետո) էլփոստի հաղորդագրություններից հեռացնելու համար: Դուք կարող եք զգալիորեն կրճատել ձեր փոստարկղի չափը:
Գտնել ուղարկողի բոլոր նամակները արագ
Outlook-ը տեղավորում է կոնկրետ ուղարկողի բոլոր հաղորդագրությունները և արագ ցույց է տալիս դրանք ձեզ այս հուշման միջոցով:
Կարգավորեք «Բոլոր փոստը» պանակը
Տեսեք բոլոր ուղարկված, ստացված, արխիվացված և ուղարկված նամակները Outlook-ում մեկ տեղում:
Have Outlook Highlight Mail-ը ուղարկվում է միայն ձեզ
Երբ դու էլփոստի միակ ստացողն ես, հաղորդագրությունը սովորաբար ավելի կարևոր է, քան եթե դու տասնյակ մարդկանցից մեկն ես: Պարզեք, թե ինչպես կարող է Outlook-ը ընդգծել այն հաղորդագրությունները, որոնցում միայն դուք ունեք Դեպի տողում:
Խմբագրել ստացված էլփոստի հաղորդագրությունները
Փոխանակ ձեզ նամակներ փոխանցելու կամ Outlook-ում կամ, հնարավոր է, դրանից դուրս գրառումներ անելու փոխարեն, կարող եք խմբագրել ստացված ցանկացած նամակ և ավելացնել ձեր սեփական տեքստը:
Ավտոմատ կերպով Cc. Ձեր ուղարկած բոլոր նամակները
Outlook-ը կարող է ուղարկել ձեր գրած յուրաքանչյուր հաղորդագրության պատճենը մեկ այլ էլփոստի հասցեով:
Ընդլայնել Outlook-ը ժամանակ խնայող հավելումներով
Հավելումները, ինչպիսիք են ClearContext-ը, Nelson Email Organizer-ը, Xobni-ն, Lookeen-ը և Auto-Mate-ը կարող են բարելավել ձեր Outlook-ի աշխատանքային հոսքը՝ տեղադրելով ճիշտ տեղեկատվությունը ձեր մատների ծայրին, խելացի զտելով և ավտոմատացնելով կրկնվող առաջադրանքները::
