Ինչ իմանալ
- Ձեր ֆայլերը թվայնացնելուց առաջ ստեղծեք թղթապանակներ և ենթաթղթապանակներ՝ ֆայլերը կազմակերպելու համար:
- Համոզվեք, որ սկաները կամ տպիչը աջակցում է օպտիկական նիշերի ճանաչման (OCR) ծրագրակազմին, և որ դուք ունեք տեղադրված OCR ծրագրակազմ:
- Գործընթացը տարբերվում է կախված նրանից՝ ցանկանում եք սկանավորել փաստաթուղթ Mac-ում, թե սկանավորել փաստաթուղթ Windows-ում:
Թղթային փաստաթղթերի թվայնացումը կարող է օգնել ձեր կարևոր փաստաթղթերը կազմակերպելիս: Թվային ֆայլերը, ներառյալ PDF-ները, կարող են վերածվել որոնելի ֆայլերի՝ օգտագործելով օպտիկական նիշերի ճանաչման (OCR) ծրագրակազմը, որը սովորաբար տրվում է տպիչի հետ:Դա նշանակում է, որ ձեր տեղեկությունները տեղ չեն զբաղեցնում, և դրանք ավելի հեշտ է գտնել: Բացի այդ, դուք կարող եք պահպանել ձեր թվային ֆայլերը CD-ի կամ DVD-ի վրա, ֆլեշ կրիչի վրա, առցանց պահեստավորման վայրում: Ահա թե ինչպես կազմակերպել ձեր սկանավորված փաստաթղթերը:
Ինչպես օգտագործել սկաները կազմակերպվելու համար
Ահա մի քանի քայլեր, որոնք կարող եք ձեռնարկել՝ ձեր բիզնեսը կամ տունը սկաների միջոցով կազմակերպելու համար: Ձեզ անհրաժեշտ է փաստաթղթերի սկաներ՝ այս աշխատանքը կատարելու համար: Պարտադիր չէ, որ այն թանկ կամ շքեղ լինի: Եթե չունեք, սկսեք լուսանկարների սկաներների և փաստաթղթերի սկաներների այս ակնարկներից՝ լավագույն գնումների համար:
Եթե դուք չեք ցանկանում ունենալ առանձին սկաներ, ապա էժան «միանգամայն մեկում» տպիչը այդ գործը կանի:
-
Անցեք ձեր փաստաթղթերը և որոշեք, թե ինչ կարող եք թվայնացնել և ինչ կարող եք ապահով նետել:
Սա հավանաբար որոշ ժամանակ կպահանջի: Անհրաժեշտության դեպքում աշխատեք փոքր քայլերով:
-
Ֆայլերը թվայնացնելուց առաջ ստեղծեք թղթապանակներ և ենթաթղթապանակներ՝ ֆայլերը պահելու համար: Մտածեք ձեզ անհրաժեշտ կատեգորիաների մասին և յուրաքանչյուրի համար թղթապանակ ստեղծեք: Մի թղթապանակում դրեք վարկային քարտի անդորրագրերը, մյուսում՝ մեքենայի ապահովագրության փաստաթղթերը: Հեռախոսի հաշիվները, մթերային անդորրագրերը, տան վերանորոգման հաշիվները և այլն կարող են տեղադրվել առանձին թղթապանակներում: Յուրաքանչյուր թղթապանակում ստեղծեք ենթաթղթապանակներ յուրաքանչյուր տարվա (կամ ամսվա համար): Ավելի հեշտ է սկսել կազմակերպված համակարգից և նոր փաստաթղթեր ավելացնել ճիշտ ֆայլին, քան համակարգը վերադասավորել ամեն անգամ, երբ նոր անդորրագիրը սկանավորվում է:
Windows-ում նոր թղթապանակ ստեղծելու համար աշխատասեղանի վրա սեղմեք աջը և ընտրեք New > Folder Կրկնեք այս քայլը, երբ գտնվում եք նորի մեջ: թղթապանակ՝ ենթապանակ ստեղծելու համար: Mac-ում նոր թղթապանակ ստեղծելու համար ընտրեք File > New Folder, կամ սեղմեք Shift+ հրաման +N
-
Համոզվեք, որ սկաները կամ տպիչը օպտիկական նիշերի ճանաչման (OCR) ծրագրաշարով են: Սա թույլ է տալիս փաստաթղթերը սկանավորել PDF ձևաչափով և խմբագրել ֆայլերը: Մեծ հավանականություն կա, որ ձեր Windows համակարգչում տեղադրված է պատշաճ OCR ծրագրակազմ:
Եթե OCR ծրագրակազմը տեղադրված չէ ձեր համակարգչում, ABBYY FineReader-ը և Adobe Acrobat Pro DC-ն ամենատարածված տարբերակներն են:
-
Ժամանակն է սկանավորել ձեր փաստաթղթերը: Թե ինչպես եք դա անում, կախված է ձեր օգտագործած սկաների տեսակից և ծրագրաշարից:
Lifewire-ը Windows-ում և Mac-ում փաստաթղթեր սկանավորելու ուղեցույցներ ունի:
-
Երբ ավարտեք փաստաթղթերի թվայնացումը, հետևեք ֆիզիկական փաստաթղթերին: Համոզվեք, որ դուք ավտոմատ կերպով սկանավորում եք փաստաթղթերը ամեն անգամ, երբ ստանում եք նոր անդորրագրեր կամ փաստաթղթեր: Հակառակ դեպքում թղթերը նորից կսկսեն կուտակվել։
