Չնայած առցանց հաղորդակցման մեթոդների տարածմանը, էլփոստը շարունակում է մնալ ամենատարածվածը՝ 2019թ.-ին ամեն օր ուղարկվում է մոտ 300 միլիարդ էլ․ նամակ։ հետևեք էլփոստի վարվելակարգի կանոններին:
Վերանայեք ձեր հաղորդագրությունը նախքան ուղարկելը
Ձեր հասցեատերերի հասցեները մուտքագրելուց հետո, ստեղծեք համապատասխան թեմա, գրեք ձեր հաղորդագրությունը և կցեք մի քանի օժանդակ փաստաթղթեր, վերադարձեք և համոզվեք, որ ամեն ինչ ճիշտ եք արել:
- Վերանայեք հաղորդագրությունը: Ինչ-որ բան անհասկանալի է: Կա՞ն քերականական սխալներ կամ տառասխալներ: Դու ասացիր այն ամենը, ինչ ուզում էիր ասել:
- Ստուգեք ձեր աղբյուրները: Արտաքին աղբյուրի հղումը կպարզաբանի՞ ձեր իմաստը: Հղումը կօգնի՞ ձեր ստացողին արագ գտնել կայք:
- Նայեք ստացողների անուններին: Մոռացե՞լ եք մի կարևոր մարդու, ով պետք է տեսնի հաղորդագրությունը: Ավելացրե՞լ եք մեկին, ով չպետք է տեսնի հաղորդագրությունը:
- Նայեք ձեր հասցեն: Եթե ունեք մեկից ավելի, համոզվեք, որ ուղարկեք հաղորդագրություն ամենահարմարից հաղորդագրության նպատակով:
- Որոշեք հաղորդագրության առաջնահերթությունը: Արդյո՞ք հաղորդագրությունը պետք է նշվի որպես կարևոր:
- Ավելացնել օժանդակ փաստաթղթեր: Մոռացե՞լ եք հավելվածները:
Միշտ մի՛ պատասխանիր բոլորին
Դուք պետք է իմանաք, թե երբ և երբ չպատասխանել բոլորին խմբային նամակներին: Եթե սկզբնական նամակում բոլորը (նա, ում պատասխանում եք) պետք է իմանան, թե ինչ պետք է ասեք, օգտագործեք «Պատասխանել բոլորին»:
Օրինակ, A անձը նամակ է ուղարկում ձեզ և B անձին, որպեսզի գաղափարներ ունենան, թե ինչպես տոնել ձեր ղեկավարի 10-ամյակը ընկերության հետ: Ձեր պատասխանը տեղին է և՛ A, և՛ B անձի համար, այնպես որ օգտագործեք Պատասխանել բոլորին՝ երկուսին էլ պատասխանելու համար:
Եթե ինչ-որ մեկը ձեզ և ևս 20 ընկերների էլեկտրոնային փոստով խնջույքի հրավեր է ուղարկում, ձեր պատասխանը կապ չունի նամակի մյուս հասցեատերերի հետ, ուստի օգտագործեք «Պատասխանել»՝ պատասխանը միայն սկզբնական ուղարկողին ուղարկելու համար:
Գրել արդյունավետ թեմայի տող
Լավ էլփոստի թեմա գրելու բանալին համոզվելն է, որ այն համառոտ ընդգրկում է ձեր հաղորդագրության էությունը: Ահա մի քանի օրինակ՝
- Վաճառքի ժողովը փոխվել է 3:00
- Հելոուինի երեկույթի հրավեր
- Վեբկայքի տեքստի վերանայումներ
- Այս շաբաթվա լավագույն 20 տեսահոլովակների ընտրություն
- Ձեր նոր անդամակցության մանրամասները
- Հաստատում Ձեր նշանակումը
- Դրամահավաք միջոցառման կամավորների հարցում
Թեմային տողերն ավելի արդյունավետ դարձնելու համար ներառեք այն գործողությունը, որը ցանկանում եք կատարել հասցեատերերը, օրինակ՝
- Հելոուինի երեկույթի հրավեր - պատասխանեք մինչև մայիսի 11-ը
- Վեբկայքի տեքստի վերանայումներ - Հաստատման կարիք կա մինչև երեքշաբթի
Վերջին գիծ
Երբ փոխանցում եք մեկ ուրիշի էլ. Օրինակ, ենթադրենք հաճախորդը՝ Ջեյը, ձեզ հարց է ուղարկում, իսկ դուք չգիտեք պատասխանը: Ուղարկեք հաղորդագրությունը ձեր գործընկերոջը՝ Սառային, գրառմամբ՝ ասելով. «Սառա, Ջեյն ուզում է իմանալ իր բջջային սարքից մեր պորտալ մուտք գործելու գործընթացը: Մանրամասների համար տե՛ս ստորև: Կարո՞ղ եք օգնել»:
Բացատրեք, թե ինչու եք CC
Եթե ինչ-որ մեկին փակցնում եք էլփոստի հաղորդագրություն, բացատրեք հիմնական ստացողին, որ դա անում եք և ինչու: Օրինակ, ենթադրենք, որ Ջեննան ցանկանում է միանալ ձեր գրքի ակումբին, և դուք նրան տեղեկատվություն եք ուղարկում այդ մասին: Դու գրքի ակումբի ղեկավարին` Էննին, գրեիր Ջեննային. «Ես գրկում եմ մեր ղեկավարին, Էնին, որպեսզի նա տեսնի, թե ինչ եմ ուղարկում քեզ և լրացնի այն ամենը, ինչ ես կարող էի բաց թողնել:«Երբ դուք օգտագործում եք այս գործընթացը, Էնը նաև գիտի, թե ինչու է նա ստանում հաղորդագրության պատճենը:
Վերջին գիծ
Էլփոստի հաղորդագրությունները կարող են կորչել փոստում կամ սպամի ֆիլտրում: Որպես քաղաքավարություն, հատկապես կարևոր հաղորդագրությունների դեպքում (օրինակ՝ կցված կամ վերջնաժամկետների հետ կապված հաղորդագրությունների դեպքում), գրեք կարճ նշում՝ ուղարկողին տեղեկացնելու համար, որ իրենց էլ. Օրինակ, եթե ձեր ղեկավարը ձեզ նոր նախագիծ է ուղարկում աշխատելու համար, պատասխանեք «Հասկացա, ես վաղը կսկսեմ»:
Օգտագործեք հապավումները խնայողաբար
Ոչ բոլորը գիտեն բոլոր հապավումները, այնպես որ օգտագործեք որքան հնարավոր է քիչ, և միայն այն ժամանակ, երբ համոզված եք, որ ստացողը գիտի, թե ինչ են նշանակում դրանք: Կան մի քանի հապավումներ, որոնք սովորաբար օգտագործվում են բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության մեջ: Ահա մի քանիսը:
- ASAP. որքան հնարավոր է շուտ
- BTW: Ի դեպ
- EOD. օրվա վերջ
- EOM.
- EOW. շաբաթվա վերջ
- FYI. Ձեր տեղեկությունների համար
- IMO. Իմ կարծիքով
- OOO: Գրասենյակից դուրս
- Y/N: Այո կամ Ոչ
Վերջին գիծ
Քանի որ դուք չեք հասկանում դեմքի արտահայտությունների և ձայնի երանգի ենթատեքստը էլ. Արտահայտեք ձեր ուղերձը պարզ և շիտակ, գոնե մինչև ավելի լավ ծանոթանաք հասցեատիրոջը: Եթե իսկապես չեք կարող զսպել ինքներդ ձեզ, ներառեք ժպտացող կամ ծիծաղող զմայլիկներ՝ ցույց տալու համար, որ կատակում եք:
Ընտրեք համապատասխան ավարտ
Երբեմն դժվար է իմանալ, թե ինչպես վերջացնել էլփոստի հաղորդագրությունը: Ահա մի քանի առաջարկներ՝ ելնելով իրավիճակից.
- Շնորհակալություն կամ Շատ շնորհակալություն. Եթե լավություն եք խնդրում:
- Սեր կամ գրկախառնություններ. Եթե ստացողը ընկեր է կամ ընտանիքի անդամ:
- Ուրախություն or Լավագույն. Եթե ստացողը պատահական ծանոթ է:
- Հարգանքներով. Եթե ձեր հաղորդագրությունը պաշտոնական է:
- Լավագույն Հարգանքներով կամ Հարգանքներով. Եթե ցանկանում եք պահպանել պաշտոնական բիզնեսի տոնը:
